ابزارها و نرم افزارهای گزارش دهی باید دارای چه ویژگی هایی باشند تا مورد استفاده درست سازمانهای تجاری قرار گیرند .بیشتر سازمان‌ها فرآیند گزارش‌دهی خود را در مایکروسافت اکسل و پاورپوینت آغاز می‌کنند و معمولاً تا زمانی که گزارش‌دهی‌شان خیلی قوی یا پیچیده نشود، گزینه‌های جایگزین را در نظر نمی‌گیرند. سپس آنها شروع به جستجوی ابزارهای جدید در بازار می کنند و اغلب متوجه می شوند که ایجاد گزارش های درست و دقیق مورد نیاز به بهترین ابزار گزارشگری در کلاس نیاز دارد

اجزاء اصلی نرم افزار های گزارش دهی کدامند ؟

• ساختار
• گزارش ها
• یکپارچه سازی داده ها
• سفارشی سازی
• پشتیبانی مشتری

ساختار

ابزارها و نرم افزارهای گزارش دهی نیاز به بررسی ساختار یک سازمان دارد. ساختار سازمانی شما منحصر به فرد است و بر نحوه سازماندهی، مدیریت و سنجش اهداف شما تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، آیا در سطح استراتژیک با جنبه هایی مانند رشد درآمد یا جذب مشتری اندازه گیری می کنید؟ یا در سطح پروژه با مواردی مانند هزینه واقعی و برنامه ریزی شده در مقابل ارزش به دست آمده اندازه گیری می کنید؟ (شاید شما هر دو را انجام دهید.) در هر صورت، ابزار گزارش شما باید به شما اجازه دهد تا بر اساس آن ردیابی و گزارش دهید.

علاوه بر این، این عناصر ساختاری دیگر را برای تعیین سطح پیچیدگی مورد نیاز ابزار گزارش خود در نظر بگیرید:

• دپارتمان ها در مقابل مضامین-آیا شرکت شما به شیوه ای سنتی تر سازماندهی شده است، مانند بخش؟ یا به شدت از همکاری و سازماندهی حول موضوعات متقابل استفاده می کند؟
• اهداف در مقابل اهداف – آیا این دو عبارت را به جای یکدیگر استفاده می کنید یا یکی تابع دیگری است؟ به عبارت دیگر، ممکن است هدفی با اهداف چندگانه یا شاید فقط مجموعه ای از اهداف کلیدی داشته باشید. در هر صورت، مهم است که قبل از انتخاب نرم‌افزار گزارش‌دهی، نحوه استفاده سازمان شما از این عبارات و مواردی که آنها به آن اشاره می‌کنند، روشن باشید.
• همسویی پروژه ها – چقدر به پروژه های درون سازمان خود متکی هستید؟ این پروژه ها چقدر با استراتژی کلی شما مرتبط هستند؟ چقدر عناصر آن پروژه ها را دنبال می کنید؟

باید مطمئن شوید که ابزار گزارشگری که انتخاب می کنید می تواند ساختار استراتژی شما را مدیریت کند .ویژگی نرم افزارهای گزارش دهی باید ساختار استراتژی را مدیریت کند .بنابراین قبل از اینکه شیفته ظاهر نرم افزار شوید، مطمئن شوید که راه حل می تواند آنچه را که نیاز دارید انجام دهد، نه آن چیزی که جالب به نظر می رسد.

گزارش

تولید گزارش دقیق مستلزم شناخت مخاطبانتان است. شما احتمالاً حجم زیادی از داده های روشنگری دارید، اما همه نیاز ندارند (یا نمی خواهند) همه آنها را ببینند. به عنوان مثال، تیم مدیریت، تیم اجرایی و هیئت مدیره شما همگی به دنبال سطوح مختلف داده خواهند بود.

همچنین، چه فرمت ها و اقدامات امنیتی برای گزارش ها نیاز دارید؟ PDF یک فرمت ضروری است که تقریباً توسط هر سازمانی استفاده می شود، اما ممکن است به HTML یا حتی گزارش های چاپی نیز نیاز داشته باشید.

جدا از رعایت الزامات خاص، شما می خواهید گزارش های شما ظاهری درست و حرفه ای داشته باشد. و شما باید بتوانید همان گزارش را به طور مداوم در هر دوره گزارش ایجاد کنید.

هنگامی که به ابزارهای گزارش‌دهی فکر می‌کنید، مطمئن باشید که می‌توانید یک گزارش سطح بالا با اطلاعات کلی مفید و شاخص‌های وضعیت، و همچنین یک گزارش مفصل با داده‌های 12 ماهه، تجزیه و تحلیل دقیق و نمودارهای گانت پروژه ایجاد کنید. پس از ایجاد این مجموعه اولیه گزارش‌ها، باید بتوانید گزارش‌های ماهانه باقی‌مانده را – بر اساس همان داده‌های اساسی – تنها با چند کلیک ایجاد کنید.

یکپارچه سازی داده ها

آیا می دانستید که تهیه یک گزارش ممکن است بیش از 40 ساعت طول بکشد؟ از ویژگی نرم افزارهای گزارش دهی مجموع زمان جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و قالب‌بندی داده‌ها از سرتاسر سازمان، بیش از آن چیزی است که بیشتر مدیران در نظر می‌گیرند.

به عنوان مثال، به 10 نفر مختلف فکر کنید که باید 2 تا 3 بار به آنها ایمیل بزنید (حتی گاهی اوقات پشت میز آنها توقف می کنید). سپس تصور کنید که آنها باید اطلاعات خود را پیدا کرده و ارسال کنند و تیم شما باید اطلاعات را پالایش کند تا در نمودارها قرار گیرد. ناگفته نماند که باید داده ها را مجدداً بررسی کنید و برای ورود و بازبینی گزارش لحظه آخری آماده شوید. تمام این زمان جمع می شود.

یک ابزار گزارش‌دهی که قادر به ادغام داده‌ها از سیستم‌ها و افراد مختلف است، می‌تواند به سرعت فرآیند گزارش‌دهی را سرعت بخشد. در واقع، ابزار مناسب می تواند:

• داده ها را به صورت یکپارچه و خودکار در هر دوره گزارش یکپارچه کنید.
• گزارش های بصری جذاب تری نسبت به گزینه های سنتی مانند اکسل تولید کنید.
• ادغام اطلاعات کمی و کیفی به راحتی.
• داده ها را به طور مداوم محاسبه، تجمیع و ارزیابی کنید.
• بر اساس یک برنامه زمانبندی عمل کنید، اما همچنان نیازهای موقت را در نظر بگیرید.

یک ابزار گزارش‌دهی که قادر به ادغام داده‌ها از سیستم‌ها و افراد مختلف است، می‌تواند به سرعت فرآیند گزارش‌دهی را سرعت بخشد.