راهنمای مدیریت پروژه :به دلیل نیاز شدید به مدیریت درست پروژه در سازمان‌ها، مجموعه‌های دقیقی از اطلاعات برای ارائه دستورالعمل‌هایی در مورد نحوه بهترین مدیریت پروژه‌ها وجود دارد و افراد تمام توانایی خود را وقف ایجاد این تخصص می‌کنند. هنگامی که پروژه ها با موفقیت مدیریت می شوند، تیم ها می توانند بسیار بیشتر از ارائه آنچه که وعده داده شده است کار انجام دهند. نتیجه نهایی اغلب یک همسویی استراتژیک کامل بین تیم ها مختلف کاری، بخش ها و کل سازمان است.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به کارگیری مهارت ها، دانش و ابزارها برای برنامه ریزی، راه اندازی، اجرا، مدیریت و بستن کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص در بازه های زمانی خاص است. این “کار” یک پروژه است. برای سازمان شما مهم است که تعریف کند یک پروژه چیست و چگونه یک پروژه فردی را از یک برنامه یا پورتفو جدا کند، که هر دوی این موارد به متدولوژی های متفاوتی برای مدیریت نیاز دارند.
پروژه
یک پروژه دارای تاریخ شروع، تاریخ پایان، شاخص درصد کامل و بودجه است. مالک هم دارد. پروژه ها می توانند از نظر اندازه متفاوت باشند – می تواند چیزی به کوچکی طراحی مجدد فرآیند فروش یا به بزرگی و سرمایه بر بودن ساخت یک پل باشد. پروژه ها به طور ایده آل با اهداف استراتژیک مرتبط هستند، اما گاهی اوقات اینطور نیست.
برنامه
برنامه به مجموعه ای از پروژه ها گفته می شود که در جهت یک هدف خاص هستند. به عنوان مثال، اگر شما مدیریت شهرسازی هستید که هدف آن بهبود ایمنی است، ممکن است برنامه ای مرتبط با یک کریدور زمینی متشکل از پروژه هایی برای بهبود روشنایی، تعمیر خیابان ها، محله های و غیره داشته باشید. پروژه ها زیرمجموعه یک برنامه هستند.
پورتفولیو
برای درک بهتر راهنمای مدیریت پروژه آشنایی با پورتفولیو است .پورتفولیو یا پورتفوی مجموعه ای از پروژه ها در یک واحد تجاری یا بخش است. صاحبان پورتفولیو (یا دفتر) مسئولیت مدیریت بودجه و منابع را بر عهده دارند، در حالی که از استراتژیک بودن پروژه ها اطمینان حاصل می کنند و به کل سازمان در اجرای طرح های خود کمک می کنند. مالکان به سؤالاتی مانند “چقدر سرمایه برای پروژه های خود خرج می کنیم” پاسخ می دهند؟ و “چگونه هزینه های خود را اولویت بندی کنیم؟” دفتر نمونه کارها همچنین باید از تضادهای احتمالی، مانند طراحی مجدد فرآیند فروش برای یک محصول یا خدمات که به زودی متوقف می شود، آگاه باشد.
در حالی که برخی از همپوشانی ها وجود دارد، تفاوت های مشخصی بین پروژه ها، برنامه ها و نمونه کارها وجود دارد و مدیریت هر یک به مجموعه مهارت ها و تاکتیک های خاصی نیاز دارد. برای اهداف این مقاله، ما فقط بر مدیریت پروژه تمرکز خواهیم کرد.
سه مولفه اصلی آموزش مدیریت پروژه
- تمام مراحل مربوط به یک پروژه را مشخص کنید و آنها را در یک جدول زمانی قرار دهید. این فرآیند روشمند و گام به گام، مبنایی برای هر چیزی است که در آینده پیش می آید.
- منابع مورد نیاز (انسانی، فناوری، مالی و غیره) و وابستگی های متقابل آنها را شناسایی کنید. به عنوان مثال، یک نفر را برای حضور در دو مکان مختلف برنامه ریزی نکنید، یا سعی نکنید قبل از ساخت فونداسیون در فاز قبلی، ساخت یک سازه را در یک پروژه ساختمانی شروع کنید. یافتن و متعادل کردن منابع یکی از چالش برانگیزترین بخش های شغل مدیر پروژه است.
- برای موارد احتمالی برنامه ریزی کنید. محدوده پروژه ممکن است در طول زمان تغییر کند، شاید به دلیل تغییر اولویت ها از رهبران ارشد یا سیاستمداران. یا ممکن است با مشکلات غیرمنتظره ای مانند آب و هوای بد، کم شدن مواد خام یا شکست در بازرسی مواجه شوید. هیچ پروژه ای کاملاً مطابق با برنامه پیش نمی رود، بنابراین مهم است که برای موارد غیرمنتظره آماده شوید.
راهنمای مدیریت پروژه در مدیریت استراتژیک :مدیریت استراتژیک پروژه همیشه با برنامه استراتژیک شروع می شود (هیچ شگفتی وجود ندارد)، اما قرار نیست همه پروژه ها به طور واضح به برنامه شما گره بخورند. در واقع، پیوند دادن پروژه های خاص به استراتژی می تواند معکوس باشد. در این فصل، توضیح خواهیم داد که چگونه در مورد پروژه هایی که به عنوان استراتژی طبقه بندی می کنید هوشمند باشید و چگونه می توانید یک چارچوب محکم پیرامون آنها بسازید.
یک پروژه زمانی استراتژیک است که برای اجرای خود استراتژی تنظیم شده باشد و اگر به درستی اجرا شود، سازمان شما را به دستیابی به اهداف کلیدی و شاخص های کلیدی عملکرد نزدیکتر می کند. این پروژه ها در چارچوب برنامه استراتژیک شما پیگیری می شوند و در سطح اجرایی گزارش می شوند.
پروژه هایی که استراتژیک در نظر گرفته نمی شوند، معمولاً ماهیت عملیاتی یا تاکتیکی دارند – در برخی موارد، حتی ممکن است آنها را وظایف یا تاکتیک نامید. آنها فقط به طور آزادانه با استراتژی مرتبط هستند و نیازی به بحث با تیم های ندارند. چرا؟ به طور کلی، این پروژه ها ارزان هستند، نیازی به تصویب بودجه ندارند و می توان آنها را عمیقاً در سازمان مدیریت کرد.
به عنوان مثال، بهبود برنامه تعمیر و نگهداری تجهیزات سرمایه ای پروژه ای است که باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای یک بخش می شود، اما گره زدن آن به برنامه استراتژیک سازنده (یا منطقی) نخواهد بود.
سایر پروژه‌های غیر استراتژیک ماهیت نظارتی دارند، مانند تغییر فرآیند حسابداری برای مطابقت با کد مالیاتی جدید یا اجرای پادمان‌های زیست‌محیطی برای مطابقت با استانداردهای به‌روز. بله، این پروژه ها مهم هستند و به منابع نیاز دارند، اما ارتباط نزدیکی با هیچ هدف استراتژیک ندارند و بنابراین نباید به کل تیم اجرایی مربوط باشند.
ممکن است گروه دیگری از پروژه‌ها در سازمان خود داشته باشید که قابل طبقه‌بندی نباشند – ترسناک‌ترین آنها پروژه حیوانات خانگی است. این پروژه که توسط فردی در تیم رهبری تحویل داده شده است، دلیل روشنی برای وجود ندارد و بسیار خارج از استراتژی است. شما باید از چارچوب زیر برای فراخوانی این پروژه ها برای آنچه که هستند استفاده کنید. به این به عنوان فرصتی برای تمرکز سازمان بر آنچه واقعاً مهم است فکر کنید.
همه پروژه ها باید با یک فرآیند مناسب مدیریت شوند (همانطور که در فصل 1 توضیح داده شد) و دارای بودجه و جدول زمانی هستند، اما ترفند این است که بدانید چه زمانی یک پروژه استراتژیک است و چه زمانی نیست. هنگامی که تعیین کردید کدام پروژه ها به عنوان استراتژیک واجد شرایط هستند، باید بدانید که چگونه آنها را به استراتژی خود پیوند دهید.
راهنمای مدیریت پروژه به همینجا ختم نمی شود در مقاله بعدی به ادامه مطالب کلیدی و پر اهمیت درباره مدیریت پروژه و آموزش ها و نکات مهم آن می پردازیم.
