مراحل چرخه تایید مدیریت پروژه

چرخه حیات مدیریت پروژه

همه پروژه ها از ابتدا تا انتها یک مسیر منطقی را دنبال می کنند – از آن به عنوان “چرخه حیات ” پروژه یاد می شود. در حالی که در مورد تعداد دقیق مراحل در چرخه حیات اتفاق نظر وجود ندارد (نظرات از چهار تا شش متغیر است)، رایج ترین مدل دارای پنج مرحله است.تقسیم پروژه ها به مراحل مدیریت و نظارت بر آنها را آسان تر می کند. پنج مرحله عبارتند از:

  1. آغاز پروژه
  2. تعریف و برنامه ریزی الزامات
  3. اجرای پروژه
  4. نظارت بر عملکرد
  5. بسته شدن پروژه

بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

شروع پروژه

مرحله شروع پروژه، پایه و اساس آنچه در آینده خواهد آمد را ایجاد می کند و پروژه شما را به خوبی آغاز می کند. دو مرحله مهم در این مرحله اتفاق می افتد:

  • شما پروژه را به یک نیاز تجاری گره می زنید و ارزش آن را نشان می دهید. ممکن است قبلاً یک پرونده تجاری تکمیل شده در رابطه با پروژه داشته باشید یا نداشته باشید. اگر این کار را نکنید، اکنون زمان آن است. یک مورد تجاری استدلال پروژه را توجیه می کند و توضیح می دهد که چرا این یک تلاش ارزشمند است.
  • شما اطلاعات اولیه پیرامون پروژه را تشریح خواهید کرد . این اطلاعات در یک منشور پروژه (که گاهی اوقات خلاصه پروژه نامیده می شود ) موجود است و معمولاً شامل موارد زیر است:
  • هدف – چرا این پروژه را انجام می دهید؟ آیا یک مشکل تجاری خاص را حل می کند یا به شما در دستیابی به اهداف استراتژیک خود کمک می کند؟
  • الزامات/منابع – چه کسی درگیر خواهد شد و هزینه های مورد انتظار چیست؟ (در این مرحله جزئیات لازم نیست.)
  • خطرات شناخته شده – همه را از مشکلات احتمالی آگاه کنید. برای مثال، ممکن است بودجه کمی داشته باشید، یا اگر پیشنهاد جدیدی برای مشتریان است، نگران پذیرش نتیجه نهایی از سوی آنها باشید.
  • توصیف سطح بالا – اهداف و نقاط عطف پروژه را بیان کنید.
  • ذینفعان کلیدی – مدیر پروژه و همچنین تیمی که وظایف را انجام می دهد را مشخص کنید.

مرحله شروع پروژه قبل از تایید پروژه و شروع برنامه ریزی اتفاق می افتد. معمولاً با جلسه آغازین پروژه به پایان می رسد.

2. تعریف الزامات و برنامه ریزی

هنگامی که به پروژه چراغ سبز نشان داده شد، زمان آن است که برنامه ریزی با جزئیات بیشتری را شروع کنید. در این مرحله برنامه ریزی جامع، فکر کردن و روشن کردن چند عامل مهم ضروری است.

  • بودجه – فهرست منابع مورد نیاز برای انجام پروژه و ایجاد برنامه ای برای تخصیص بودجه. شامل هزینه های پرسنل، تجهیزات و لوازم و سفر.
  • مدیریت ریسک: ریسک ها و منابع آنها را شناسایی کنید و برای به حداقل رساندن پیامدهای منفی برنامه ریزی کنید.
  • تکالیف – مالکیت وظایف خاص را به اعضای تیم مناسب واگذار کنید. انجام این کار نه تنها کمک می کند تا پروژه به آرامی پیش برود، بلکه احساس مسئولیت شخصی را ایجاد می کند و اعضای تیم را تشویق می کند تا وظایف خود را با موفقیت انجام دهند.

هنگامی که بتوانید با اطمینان به تمام موارد فوق بپردازید، آماده هستید تا به مرحله اجرا بروید.

3. اجرای پروژه

اینجاست که کار واقعی اتفاق می افتد! شما در واقع در حال اجرای برنامه هایی هستید که ساخته اید و به ارزش پروژه برای استراتژی و سازمان خود پی می برید.

بسته به روش پروژه، روشی که سازمان ها در مرحله اجرا پیش می روند ممکن است تا حدودی متفاوت به نظر برسد. برای مثال، کسانی که از روش‌شناسی آبشار استفاده می‌کنند، وظایف را به ترتیب به ترتیب زمانی تکمیل می‌کنند – ساختن قبل از آزمایش – و ممکن است جلسات هفتگی وضعیت را برگزار کنند. کسانی که از رویکرد چابک استفاده می‌کنند، در چرخه‌های مکرر می‌سازند و آزمایش می‌کنند و در طول مسیر پیشرفت‌هایی ایجاد می‌کنند. تیم‌های چابک نیز تمایل دارند برای به‌روزرسانی وضعیت، اغلب، گاهی اوقات روزانه، ملاقات کنند.

هر رویکردی که باشد، هدف شما این است که نتیجه نهایی را همانطور که در منشور پروژه و با توجه به مشخصات ذکر شده در مرحله 2 توضیح داده شده است، ارائه دهید.

4. نظارت بر عملکرد

برای تکمیل چرخه حیات مدیریت پروژه باید نظارت بر عملکرد همزمان با مرحله اجرای پروژه اتفاق می افتد. در اینجا، عملکرد و پیشرفت پروژه را در برابر طرح پروژه تعریف شده در مراحل 1 و 2 ردیابی خواهید کرد. در زیر چند راه برای فکر کردن در مورد “امتیاز” عملکرد خود برای اهداف ارزیابی وجود دارد.

بودجه

آیا بودجه شما به طور مساوی در طول جدول زمانی توزیع می شود یا بودجه را با کار هماهنگ می کنید و پول بیشتری را به ماه هایی اختصاص می دهید که به منابع و هزینه های بیشتری نیاز دارند؟ به عنوان مثال، اگر یک پروژه 12 ماهه مجموعاً 1.2 میلیون دلار بودجه داشته باشد، می توانید بودجه را به طور مساوی با 100 هزار دلار در ماه یا متناسب با این که وظایف خاص در جدول زمانی قرار می گیرند، تخصیص دهید. گزینه ای که انتخاب می کنید نحوه پیگیری هزینه ها را تعیین می کند و گزارش می دهد که آیا پروژه از نظر مالی در مسیر درست قرار دارد یا خیر.

جدول زمانی

جدول زمانی شما چارچوب زمانی را برای گزارش پیشرفت شما تعیین می کند. اگر از اول ژانویه شروع کنید و در 31 دسامبر به پایان برسانید، یک جدول زمانی پروژه 365 روزه است. در تئوری، شما باید در حدود 30 ژوئن 50٪ کامل شده باشید، اما برخی از مراحل پروژه ممکن است بیشتر از مراحل دیگر طول بکشد، و شما باید آن را در گزارش منعکس کنید. همچنین می توانید دیر شروع کنید یا تاریخ پایان را تغییر دهید، در این صورت مدیران پروژه باید ضرب الاجل ها را مجدداً تنظیم کنند و سپس به طور دقیق از جدول زمانی به روز شده پروژه گزارش دهند.

کیفیت و اثربخشی

این سخت ترین اما مهم ترین بعد برای مدیریت است. چگونه می دانید که پروژه موفق بوده است، فراتر از آن که به موقع و در حد بودجه تکمیل شده است؟ به عنوان مثال، اگر پلی می‌سازید که فرو می‌ریزد یا زودتر از زمان برنامه‌ریزی شده نیاز به تعمیر دارد، مهم نیست که به موقع و با بودجه تکمیل شده باشد.

برای ارزیابی کیفیت و اثربخشی به یک معیار عینی نیاز دارید. در برخی موارد، سازمان ها بازرسی های شخص ثالث برای تضمین کیفیت دارند. دیگران از بازخورد مشتری استفاده می کنند. راه‌های مختلفی برای امتیازدهی به کیفیت و اثربخشی وجود دارد – بخش مهم این است که قوانین ثابتی را برای سازمان خود ایجاد کنید تا از آنها پیروی کند.

همچنین، به خاطر داشته باشید که برخی از پروژه‌ها را می‌توان در حین انجام اندازه‌گیری کرد (مانند آزمایش یک برنامه آموزشی یا مدیریت یک آزمایش دارویی)، در حالی که برخی دیگر را فقط زمانی می‌توان اندازه‌گیری کرد که کامل شوند (مانند ساخت یک پل).

درصد تکمیل شد

هر سازمان از یک “فرمول” متفاوت برای محاسبه درصد کامل استفاده می کند. این می تواند میانگینی از تمام نقاط عطف پروژه باشد، یا برخی از نقاط عطف می تواند در سطوح مختلف وزن بیشتری داشته باشد. به عنوان مثال، اگر یک نقطه عطف دارید که 50 درصد از پروژه را تشکیل می دهد، از نظر تئوری باید وزن آن بیشتر از سایر نقاط عطف باشد. با استفاده از زمانی که نقاط عطف در حال انجام است و درصد کامل متریک محاسبه شده است.

5. بسته شدن پروژه

مرحله آخر چرخه حیات مدیریت پروژه : هر پروژه ای نیاز به بسته شدن دارد تا به طور رسمی منابع برای پروژه ها یا وظایف دیگر آزاد شود. این مرحله پایانی همچنین فرصتی را برای بررسی پس از اقدام فراهم می کند – اساساً، یک پس از مرگ برای ارزیابی اینکه آیا اهداف پروژه برآورده شده اند و بحث در مورد اینکه کدام جنبه از چرخه مدیریت پروژه می تواند برای دفعه بعد بهبود یابد. در حالی که بحث در مورد اینکه چگونه پروژه به‌زودی پس از اتمام مدیریت شده مفید است، ممکن است مدتی طول بکشد تا بتوانید بدانید که هر هدف خاص چقدر به دست آمده است.

در نهایت، اکنون زمان آن است که به هم تیمی های خود برای کار خوب خود پاداش دهید و نتایج پروژه را با روش جدید انجام تجارت خود ادغام کنید. اگر قرار بود پروژه شما یک فرآیند فعلی را دوباره کار کند، اکنون باید فرآیند جدید پیش‌فرض باشد. اگر قرار بود یک محصول جدید طراحی شود، پس طراحی باید کامل باشد و به تولید یا بهبود فرآیند واگذار شود. هدف پروژه بهبود چیزی بود، و همه پروژه‌ها باید بسته شوند و در یک روش جدید انجام تجارت برای سازمان شما ادغام شوند.

هوش تجاری

majid daneshinejad

مجید دانشی نژاد توسعه دهنده وب .مقاله نویس و طراح سایت .کارمند هوش تجاری مسلط به ابزارهای داشبورد مدیریتی .علاقه مند به تولید محتوا و سئو و رشد و توسعه شبکه ها اجتماعی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from Youtube
Vimeo
Consent to display content from Vimeo
Google Maps
Consent to display content from Google
Spotify
Consent to display content from Spotify
Sound Cloud
Consent to display content from Sound