دسته بندی

مقاله

خانه / مقاله
مقاله

روشهای ایجاد داشبورد مدیریتی

روشهای ایجاد داشبورد مدیریتی کدامند و بهترین روش ایجاد یک داشبورد مدیریتی چیست ؟

صرف نظر از اینکه چه اطلاعاتی را می خواهید در داشبورد پروژه خود بگنجانید، در اینجا چند نکته وجود دارد که به مفیدتر شدن آن تا حد امکان کمک می کند:

  1. قابلیت اسکن و سهولت ناوبری کلیدی داشته باشد . به خاطر داشته باشید که این داشبورد احتمالاً توسط افراد در تمام سطوح سازمان شما مشاهده خواهد شد، بنابراین مطمئن شوید که برای افرادی که ممکن است به اندازه افرادی که از نزدیک در پروژه‌ها مشارکت دارند، بینش زیادی در مورد پروژه‌ها نداشته باشند، قابل درک باشد.
  2. از تصاویر بصری استفاده کنید بصری اطلاعات پیچیده را قابل درک تر می کند. نمودارهای دایره ای با خوانایی آسان، نمودارهای گانت و نمودارهای میله ای به راحتی قابل هضم هستند و اطلاعات و بینش را مؤثرتر از اطلاعات کیفی و لیست های طولانی داده ها منتقل می کنند.
  3. مالکیت را به نقاط عطف و موارد اقدام اختصاص دهید. اقدامات لازم و همچنین افراد مسئول انجام آنها را به وضوح تعریف کنید. انجام این کار کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که وظایف انجام می شوند و شما به طور پیوسته به سمت هدف نهایی پیش می روید.
  4. یکی از روشهای ایجاد داشبورد مدیریتی این است که سعی نکنید تک تک جزئیات پروژه را درج کنید. اطلاعات زیادی در ارتباط با پروژه های فردی وجود دارد، اما اگر سعی کنید تک تک جزئیات را ردیابی کنید، تمام هدف داشبورد – که به راحتی به جمع آوری بینش های مهم در پروژه ها می پردازد – پوچ می شود. مدیریت بیش از حد اطلاعات بسیار دشوار است و به هم ریختگی ایجاد می کند – مشکلاتی که داشبورد در وهله اول قرار بود آنها را حل کند.
  5. اطلاعات داشبورد را به طور منظم به روز کنید و از آن استفاده کنید. برای ایجاد داشبوردی که پس از آن مورد توجه قرار نمی گیرد، به زحمت نیفتید. از آن به روشی که در نظر داشتید استفاده کنید—به عنوان ابزاری که به سازمان شما کمک می کند در مسیر اجرای استراتژی باقی بماند. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات پروژه به روز شده و به طور منظم گزارش می شود. وقتی تصویر دقیق و جامعی از اینکه چگونه پروژه‌هایتان با استراتژی شما همسو هستند – و عملکرد آن پروژه‌ها چگونه است – دارید، به احتمال زیاد به اهداف آینده سازمان خود دست خواهید یافت
مقاله

نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه :وقتی عبارت “نرم افزار مدیریت پروژه” را در گوگل جستجو می کنید، بیش از 9 میلیون نتیجه ظاهر می شود، بنابراین جای تعجب نیست که این فناوری (و موضوع) باعث سردرگمی بسیاری از مردم شود. محدود کردن تمام ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه در واقع یافتن فناوری مناسب برای سازمان خاص شما، بر اساس نحوه مدیریت پروژه ها است. در این مقاله، سه نوع مختلف از نرم افزارهای مدیریت پروژه، از جمله مزایا و معایب هر کدام را توضیح خواهیم داد تا به شما در مسیریابی این موضوع پیچیده کمک کند.

نرم افزار مدیریت وظایف

نرم افزار مدیریت کار با ابزارهایی مشخص می شود که به شما امکان می دهد وظایف را سازماندهی و اولویت بندی کنید و در عین حال همکاری را تقویت کنید. این نوع نرم افزار عناصر مانند جدول زمانی و مراحل را با تابلوی اعلانات، چک لیست، یا طرح بندی «کارت» تجسم می کند. معمولاً می‌توانید وظایف را در دسته‌های بزرگ‌تر قرار دهید و وظایف را به اشکال مختلف مالکیت کاهش دهید. به طور کلی، این پلتفرم ها بسیار کاربر پسند با طراحی “زیبا” هستند.

سیستم‌های مدیریت وظیفه برای پروژه‌های بازاریابی یا پروژه‌های نامشهود مانند کمپین‌ها و توسعه‌ها/بهبودهای فرآیند ایده‌آل هستند. Asana، Wrike، Trello، Hubstaff و Favro پلتفرم‌های مدیریت وظایف پیشرو در زمینه شلوغ نرم‌افزار مدیریت پروژه هستند.

موارد مثبت : برای جریان های فرآیند و کار در تیم ها عالی است.

موارد منفی: توانایی محدود برای مدیریت محدودیت های منابع و پیوند بین اهداف استراتژیک و KPI ها.

نرم افزار برنامه ریزی منابع

شکی نیست که نرم افزار برنامه ریزی منابع می تواند برای سازمان ها فوق العاده مفید باشد. ابزارهایی مانند Microsoft Project، SmartSheet و ProjectManager.com در مدیریت پروژه و پورتفولیو از منظر تخصیص منابع برتر هستند. اگر نیاز دارید بودجه ها را بر اساس وظیفه، مالک یا وابستگی های متقابل ردیابی کنید، این نوع نرم افزار مدیریت پروژه می تواند برای شما عالی باشد. این برای پروژه های سرمایه ای و پروژه هایی که وظایفی به صورت سریال و موازی دارند مناسب است.

موارد مثبت: ایده آل برای مدیریت محدودیت ها و ظرفیت منابع و متمرکز کردن برنامه ریزی.

موارد منفی : ابزارها و مفاهیم را می توان برای پروژه های تجاری با وظایف مبهم یا فکر محور بیش از حد به کار برد.

نرم افزار مدیریت پروژه استراتژیک

مدیریت استراتژیک پروژه جایی است که فناوری ClearPoint در آن جای می گیرد. این نوع نرم افزار به شما امکان می دهد صدها پروژه را در سراسر سازمان خود، از جمله وظایف مرتبط با هرکدام، ردیابی کنید. مانند انواع قبلی ابزارهای مدیریت پروژه، می توانید مالکیت و مسئولیت پذیری را اختصاص دهید و نمودارهای گانت را بسازید. اما ClearPoint ویژگی های اضافی و منحصر به فرد مدیریت استراتژی را ارائه می دهد.از جمله میتوان به داشبورد مدیریتی اشاره کرد .

مقاله

چرخه حیات مدیریت پروژه

چرخه حیات مدیریت پروژه

همه پروژه ها از ابتدا تا انتها یک مسیر منطقی را دنبال می کنند – از آن به عنوان “چرخه حیات ” پروژه یاد می شود. در حالی که در مورد تعداد دقیق مراحل در چرخه حیات اتفاق نظر وجود ندارد (نظرات از چهار تا شش متغیر است)، رایج ترین مدل دارای پنج مرحله است.تقسیم پروژه ها به مراحل مدیریت و نظارت بر آنها را آسان تر می کند. پنج مرحله عبارتند از:

  1. آغاز پروژه
  2. تعریف و برنامه ریزی الزامات
  3. اجرای پروژه
  4. نظارت بر عملکرد
  5. بسته شدن پروژه

بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

شروع پروژه

مرحله شروع پروژه، پایه و اساس آنچه در آینده خواهد آمد را ایجاد می کند و پروژه شما را به خوبی آغاز می کند. دو مرحله مهم در این مرحله اتفاق می افتد:

  • شما پروژه را به یک نیاز تجاری گره می زنید و ارزش آن را نشان می دهید. ممکن است قبلاً یک پرونده تجاری تکمیل شده در رابطه با پروژه داشته باشید یا نداشته باشید. اگر این کار را نکنید، اکنون زمان آن است. یک مورد تجاری استدلال پروژه را توجیه می کند و توضیح می دهد که چرا این یک تلاش ارزشمند است.
  • شما اطلاعات اولیه پیرامون پروژه را تشریح خواهید کرد . این اطلاعات در یک منشور پروژه (که گاهی اوقات خلاصه پروژه نامیده می شود ) موجود است و معمولاً شامل موارد زیر است:
  • هدف – چرا این پروژه را انجام می دهید؟ آیا یک مشکل تجاری خاص را حل می کند یا به شما در دستیابی به اهداف استراتژیک خود کمک می کند؟
  • الزامات/منابع – چه کسی درگیر خواهد شد و هزینه های مورد انتظار چیست؟ (در این مرحله جزئیات لازم نیست.)
  • خطرات شناخته شده – همه را از مشکلات احتمالی آگاه کنید. برای مثال، ممکن است بودجه کمی داشته باشید، یا اگر پیشنهاد جدیدی برای مشتریان است، نگران پذیرش نتیجه نهایی از سوی آنها باشید.
  • توصیف سطح بالا – اهداف و نقاط عطف پروژه را بیان کنید.
  • ذینفعان کلیدی – مدیر پروژه و همچنین تیمی که وظایف را انجام می دهد را مشخص کنید.

مرحله شروع پروژه قبل از تایید پروژه و شروع برنامه ریزی اتفاق می افتد. معمولاً با جلسه آغازین پروژه به پایان می رسد.

2. تعریف الزامات و برنامه ریزی

هنگامی که به پروژه چراغ سبز نشان داده شد، زمان آن است که برنامه ریزی با جزئیات بیشتری را شروع کنید. در این مرحله برنامه ریزی جامع، فکر کردن و روشن کردن چند عامل مهم ضروری است.

  • بودجه – فهرست منابع مورد نیاز برای انجام پروژه و ایجاد برنامه ای برای تخصیص بودجه. شامل هزینه های پرسنل، تجهیزات و لوازم و سفر.
  • مدیریت ریسک: ریسک ها و منابع آنها را شناسایی کنید و برای به حداقل رساندن پیامدهای منفی برنامه ریزی کنید.
  • تکالیف – مالکیت وظایف خاص را به اعضای تیم مناسب واگذار کنید. انجام این کار نه تنها کمک می کند تا پروژه به آرامی پیش برود، بلکه احساس مسئولیت شخصی را ایجاد می کند و اعضای تیم را تشویق می کند تا وظایف خود را با موفقیت انجام دهند.

هنگامی که بتوانید با اطمینان به تمام موارد فوق بپردازید، آماده هستید تا به مرحله اجرا بروید.

3. اجرای پروژه

اینجاست که کار واقعی اتفاق می افتد! شما در واقع در حال اجرای برنامه هایی هستید که ساخته اید و به ارزش پروژه برای استراتژی و سازمان خود پی می برید.

بسته به روش پروژه، روشی که سازمان ها در مرحله اجرا پیش می روند ممکن است تا حدودی متفاوت به نظر برسد. برای مثال، کسانی که از روش‌شناسی آبشار استفاده می‌کنند، وظایف را به ترتیب به ترتیب زمانی تکمیل می‌کنند – ساختن قبل از آزمایش – و ممکن است جلسات هفتگی وضعیت را برگزار کنند. کسانی که از رویکرد چابک استفاده می‌کنند، در چرخه‌های مکرر می‌سازند و آزمایش می‌کنند و در طول مسیر پیشرفت‌هایی ایجاد می‌کنند. تیم‌های چابک نیز تمایل دارند برای به‌روزرسانی وضعیت، اغلب، گاهی اوقات روزانه، ملاقات کنند.

هر رویکردی که باشد، هدف شما این است که نتیجه نهایی را همانطور که در منشور پروژه و با توجه به مشخصات ذکر شده در مرحله 2 توضیح داده شده است، ارائه دهید.

4. نظارت بر عملکرد

برای تکمیل چرخه حیات مدیریت پروژه باید نظارت بر عملکرد همزمان با مرحله اجرای پروژه اتفاق می افتد. در اینجا، عملکرد و پیشرفت پروژه را در برابر طرح پروژه تعریف شده در مراحل 1 و 2 ردیابی خواهید کرد. در زیر چند راه برای فکر کردن در مورد “امتیاز” عملکرد خود برای اهداف ارزیابی وجود دارد.

بودجه

آیا بودجه شما به طور مساوی در طول جدول زمانی توزیع می شود یا بودجه را با کار هماهنگ می کنید و پول بیشتری را به ماه هایی اختصاص می دهید که به منابع و هزینه های بیشتری نیاز دارند؟ به عنوان مثال، اگر یک پروژه 12 ماهه مجموعاً 1.2 میلیون دلار بودجه داشته باشد، می توانید بودجه را به طور مساوی با 100 هزار دلار در ماه یا متناسب با این که وظایف خاص در جدول زمانی قرار می گیرند، تخصیص دهید. گزینه ای که انتخاب می کنید نحوه پیگیری هزینه ها را تعیین می کند و گزارش می دهد که آیا پروژه از نظر مالی در مسیر درست قرار دارد یا خیر.

جدول زمانی

جدول زمانی شما چارچوب زمانی را برای گزارش پیشرفت شما تعیین می کند. اگر از اول ژانویه شروع کنید و در 31 دسامبر به پایان برسانید، یک جدول زمانی پروژه 365 روزه است. در تئوری، شما باید در حدود 30 ژوئن 50٪ کامل شده باشید، اما برخی از مراحل پروژه ممکن است بیشتر از مراحل دیگر طول بکشد، و شما باید آن را در گزارش منعکس کنید. همچنین می توانید دیر شروع کنید یا تاریخ پایان را تغییر دهید، در این صورت مدیران پروژه باید ضرب الاجل ها را مجدداً تنظیم کنند و سپس به طور دقیق از جدول زمانی به روز شده پروژه گزارش دهند.

کیفیت و اثربخشی

این سخت ترین اما مهم ترین بعد برای مدیریت است. چگونه می دانید که پروژه موفق بوده است، فراتر از آن که به موقع و در حد بودجه تکمیل شده است؟ به عنوان مثال، اگر پلی می‌سازید که فرو می‌ریزد یا زودتر از زمان برنامه‌ریزی شده نیاز به تعمیر دارد، مهم نیست که به موقع و با بودجه تکمیل شده باشد.

برای ارزیابی کیفیت و اثربخشی به یک معیار عینی نیاز دارید. در برخی موارد، سازمان ها بازرسی های شخص ثالث برای تضمین کیفیت دارند. دیگران از بازخورد مشتری استفاده می کنند. راه‌های مختلفی برای امتیازدهی به کیفیت و اثربخشی وجود دارد – بخش مهم این است که قوانین ثابتی را برای سازمان خود ایجاد کنید تا از آنها پیروی کند.

همچنین، به خاطر داشته باشید که برخی از پروژه‌ها را می‌توان در حین انجام اندازه‌گیری کرد (مانند آزمایش یک برنامه آموزشی یا مدیریت یک آزمایش دارویی)، در حالی که برخی دیگر را فقط زمانی می‌توان اندازه‌گیری کرد که کامل شوند (مانند ساخت یک پل).

درصد تکمیل شد

هر سازمان از یک “فرمول” متفاوت برای محاسبه درصد کامل استفاده می کند. این می تواند میانگینی از تمام نقاط عطف پروژه باشد، یا برخی از نقاط عطف می تواند در سطوح مختلف وزن بیشتری داشته باشد. به عنوان مثال، اگر یک نقطه عطف دارید که 50 درصد از پروژه را تشکیل می دهد، از نظر تئوری باید وزن آن بیشتر از سایر نقاط عطف باشد. با استفاده از زمانی که نقاط عطف در حال انجام است و درصد کامل متریک محاسبه شده است.

5. بسته شدن پروژه

مرحله آخر چرخه حیات مدیریت پروژه : هر پروژه ای نیاز به بسته شدن دارد تا به طور رسمی منابع برای پروژه ها یا وظایف دیگر آزاد شود. این مرحله پایانی همچنین فرصتی را برای بررسی پس از اقدام فراهم می کند – اساساً، یک پس از مرگ برای ارزیابی اینکه آیا اهداف پروژه برآورده شده اند و بحث در مورد اینکه کدام جنبه از چرخه مدیریت پروژه می تواند برای دفعه بعد بهبود یابد. در حالی که بحث در مورد اینکه چگونه پروژه به‌زودی پس از اتمام مدیریت شده مفید است، ممکن است مدتی طول بکشد تا بتوانید بدانید که هر هدف خاص چقدر به دست آمده است.

در نهایت، اکنون زمان آن است که به هم تیمی های خود برای کار خوب خود پاداش دهید و نتایج پروژه را با روش جدید انجام تجارت خود ادغام کنید. اگر قرار بود پروژه شما یک فرآیند فعلی را دوباره کار کند، اکنون باید فرآیند جدید پیش‌فرض باشد. اگر قرار بود یک محصول جدید طراحی شود، پس طراحی باید کامل باشد و به تولید یا بهبود فرآیند واگذار شود. هدف پروژه بهبود چیزی بود، و همه پروژه‌ها باید بسته شوند و در یک روش جدید انجام تجارت برای سازمان شما ادغام شوند.

مقاله

راهنمای مدیریت پروژه

راهنمای مدیریت پروژه :به دلیل نیاز شدید به مدیریت درست پروژه در سازمان‌ها، مجموعه‌های دقیقی از اطلاعات برای ارائه دستورالعمل‌هایی در مورد نحوه بهترین مدیریت پروژه‌ها وجود دارد و افراد تمام توانایی خود را وقف ایجاد این تخصص می‌کنند. هنگامی که پروژه ها با موفقیت مدیریت می شوند، تیم ها می توانند بسیار بیشتر از ارائه آنچه که وعده داده شده است کار انجام دهند. نتیجه نهایی اغلب یک همسویی استراتژیک کامل بین تیم ها مختلف کاری، بخش ها و کل سازمان است.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به کارگیری مهارت ها، دانش و ابزارها برای برنامه ریزی، راه اندازی، اجرا، مدیریت و بستن کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص در بازه های زمانی خاص است. این “کار” یک پروژه است. برای سازمان شما مهم است که تعریف کند یک پروژه چیست و چگونه یک پروژه فردی را از یک برنامه یا پورتفو جدا کند، که هر دوی این موارد به متدولوژی های متفاوتی برای مدیریت نیاز دارند.

پروژه

یک پروژه دارای تاریخ شروع، تاریخ پایان، شاخص درصد کامل و بودجه است. مالک هم دارد. پروژه ها می توانند از نظر اندازه متفاوت باشند – می تواند چیزی به کوچکی طراحی مجدد فرآیند فروش یا به بزرگی و سرمایه بر بودن ساخت یک پل باشد. پروژه ها به طور ایده آل با اهداف استراتژیک مرتبط هستند، اما گاهی اوقات اینطور نیست.

برنامه

برنامه به مجموعه ای از پروژه ها گفته می شود که در جهت یک هدف خاص هستند. به عنوان مثال، اگر شما مدیریت شهرسازی هستید که هدف آن بهبود ایمنی است، ممکن است برنامه ای مرتبط با یک کریدور زمینی متشکل از پروژه هایی برای بهبود روشنایی، تعمیر خیابان ها، محله های و غیره داشته باشید. پروژه ها زیرمجموعه یک برنامه هستند.

پورتفولیو

برای درک بهتر راهنمای مدیریت پروژه آشنایی با پورتفولیو است .پورتفولیو یا پورتفوی مجموعه ای از پروژه ها در یک واحد تجاری یا بخش است. صاحبان پورتفولیو (یا دفتر) مسئولیت مدیریت بودجه و منابع را بر عهده دارند، در حالی که از استراتژیک بودن پروژه ها اطمینان حاصل می کنند و به کل سازمان در اجرای طرح های خود کمک می کنند. مالکان به سؤالاتی مانند “چقدر سرمایه برای پروژه های خود خرج می کنیم” پاسخ می دهند؟ و “چگونه هزینه های خود را اولویت بندی کنیم؟” دفتر نمونه کارها همچنین باید از تضادهای احتمالی، مانند طراحی مجدد فرآیند فروش برای یک محصول یا خدمات که به زودی متوقف می شود، آگاه باشد.

در حالی که برخی از همپوشانی ها وجود دارد، تفاوت های مشخصی بین پروژه ها، برنامه ها و نمونه کارها وجود دارد و مدیریت هر یک به مجموعه مهارت ها و تاکتیک های خاصی نیاز دارد. برای اهداف این مقاله، ما فقط بر مدیریت پروژه تمرکز خواهیم کرد.

سه مولفه اصلی آموزش مدیریت پروژه

  1. تمام مراحل مربوط به یک پروژه را مشخص کنید و آنها را در یک جدول زمانی قرار دهید. این فرآیند روشمند و گام به گام، مبنایی برای هر چیزی است که در آینده پیش می آید.
  2. منابع مورد نیاز (انسانی، فناوری، مالی و غیره) و وابستگی های متقابل آنها را شناسایی کنید. به عنوان مثال، یک نفر را برای حضور در دو مکان مختلف برنامه ریزی نکنید، یا سعی نکنید قبل از ساخت فونداسیون در فاز قبلی، ساخت یک سازه را در یک پروژه ساختمانی شروع کنید. یافتن و متعادل کردن منابع یکی از چالش برانگیزترین بخش های شغل مدیر پروژه است.
  3. برای موارد احتمالی برنامه ریزی کنید. محدوده پروژه ممکن است در طول زمان تغییر کند، شاید به دلیل تغییر اولویت ها از رهبران ارشد یا سیاستمداران. یا ممکن است با مشکلات غیرمنتظره ای مانند آب و هوای بد، کم شدن مواد خام یا شکست در بازرسی مواجه شوید. هیچ پروژه ای کاملاً مطابق با برنامه پیش نمی رود، بنابراین مهم است که برای موارد غیرمنتظره آماده شوید.

راهنمای مدیریت پروژه در مدیریت استراتژیک :مدیریت استراتژیک پروژه همیشه با برنامه استراتژیک شروع می شود (هیچ شگفتی وجود ندارد)، اما قرار نیست همه پروژه ها به طور واضح به برنامه شما گره بخورند. در واقع، پیوند دادن پروژه های خاص به استراتژی می تواند معکوس باشد. در این فصل، توضیح خواهیم داد که چگونه در مورد پروژه هایی که به عنوان استراتژی طبقه بندی می کنید هوشمند باشید و چگونه می توانید یک چارچوب محکم پیرامون آنها بسازید.

یک پروژه زمانی استراتژیک است که برای اجرای خود استراتژی تنظیم شده باشد و اگر به درستی اجرا شود، سازمان شما را به دستیابی به اهداف کلیدی و شاخص های کلیدی عملکرد نزدیکتر می کند. این پروژه ها در چارچوب برنامه استراتژیک شما پیگیری می شوند و در سطح اجرایی گزارش می شوند.

پروژه هایی که استراتژیک در نظر گرفته نمی شوند، معمولاً ماهیت عملیاتی یا تاکتیکی دارند – در برخی موارد، حتی ممکن است آنها را وظایف یا تاکتیک نامید. آنها فقط به طور آزادانه با استراتژی مرتبط هستند و نیازی به بحث با تیم های ندارند. چرا؟ به طور کلی، این پروژه ها ارزان هستند، نیازی به تصویب بودجه ندارند و می توان آنها را عمیقاً در سازمان مدیریت کرد.

به عنوان مثال، بهبود برنامه تعمیر و نگهداری تجهیزات سرمایه ای پروژه ای است که باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای یک بخش می شود، اما گره زدن آن به برنامه استراتژیک سازنده (یا منطقی) نخواهد بود.

سایر پروژه‌های غیر استراتژیک ماهیت نظارتی دارند، مانند تغییر فرآیند حسابداری برای مطابقت با کد مالیاتی جدید یا اجرای پادمان‌های زیست‌محیطی برای مطابقت با استانداردهای به‌روز. بله، این پروژه ها مهم هستند و به منابع نیاز دارند، اما ارتباط نزدیکی با هیچ هدف استراتژیک ندارند و بنابراین نباید به کل تیم اجرایی مربوط باشند.

ممکن است گروه دیگری از پروژه‌ها در سازمان خود داشته باشید که قابل طبقه‌بندی نباشند – ترسناک‌ترین آنها پروژه حیوانات خانگی است. این پروژه که توسط فردی در تیم رهبری تحویل داده شده است، دلیل روشنی برای وجود ندارد و بسیار خارج از استراتژی است. شما باید از چارچوب زیر برای فراخوانی این پروژه ها برای آنچه که هستند استفاده کنید. به این به عنوان فرصتی برای تمرکز سازمان بر آنچه واقعاً مهم است فکر کنید.

همه پروژه ها باید با یک فرآیند مناسب مدیریت شوند (همانطور که در فصل 1 توضیح داده شد) و دارای بودجه و جدول زمانی هستند، اما ترفند این است که بدانید چه زمانی یک پروژه استراتژیک است و چه زمانی نیست. هنگامی که تعیین کردید کدام پروژه ها به عنوان استراتژیک واجد شرایط هستند، باید بدانید که چگونه آنها را به استراتژی خود پیوند دهید.

راهنمای مدیریت پروژه به همینجا ختم نمی شود در مقاله بعدی به ادامه مطالب کلیدی و پر اهمیت درباره مدیریت پروژه و آموزش ها و نکات مهم آن می پردازیم.

مقاله

ویژگی های مهم ابزارها و نرم افزارهای گزارش دهی

ابزارها و نرم افزارهای گزارش دهی باید دارای چه ویژگی هایی باشند تا مورد استفاده درست سازمانهای تجاری قرار گیرند .بیشتر سازمان‌ها فرآیند گزارش‌دهی خود را در مایکروسافت اکسل و پاورپوینت آغاز می‌کنند و معمولاً تا زمانی که گزارش‌دهی‌شان خیلی قوی یا پیچیده نشود، گزینه‌های جایگزین را در نظر نمی‌گیرند. سپس آنها شروع به جستجوی ابزارهای جدید در بازار می کنند و اغلب متوجه می شوند که ایجاد گزارش های درست و دقیق مورد نیاز به بهترین ابزار گزارشگری در کلاس نیاز دارد

اجزاء اصلی نرم افزار های گزارش دهی کدامند ؟

  • ساختار
  • گزارش ها
  • یکپارچه سازی داده ها
  • سفارشی سازی
  • پشتیبانی مشتری

ساختار

ابزارها و نرم افزارهای گزارش دهی نیاز به بررسی ساختار یک سازمان دارد. ساختار سازمانی شما منحصر به فرد است و بر نحوه سازماندهی، مدیریت و سنجش اهداف شما تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، آیا در سطح استراتژیک با جنبه هایی مانند رشد درآمد یا جذب مشتری اندازه گیری می کنید؟ یا در سطح پروژه با مواردی مانند هزینه واقعی و برنامه ریزی شده در مقابل ارزش به دست آمده اندازه گیری می کنید؟ (شاید شما هر دو را انجام دهید.) در هر صورت، ابزار گزارش شما باید به شما اجازه دهد تا بر اساس آن ردیابی و گزارش دهید.

علاوه بر این، این عناصر ساختاری دیگر را برای تعیین سطح پیچیدگی مورد نیاز ابزار گزارش خود در نظر بگیرید:

  • دپارتمان ها در مقابل مضامین-آیا شرکت شما به شیوه ای سنتی تر سازماندهی شده است، مانند بخش؟ یا به شدت از همکاری و سازماندهی حول موضوعات متقابل استفاده می کند؟
  • اهداف در مقابل اهداف – آیا این دو عبارت را به جای یکدیگر استفاده می کنید یا یکی تابع دیگری است؟ به عبارت دیگر، ممکن است هدفی با اهداف چندگانه یا شاید فقط مجموعه ای از اهداف کلیدی داشته باشید. در هر صورت، مهم است که قبل از انتخاب نرم‌افزار گزارش‌دهی، نحوه استفاده سازمان شما از این عبارات و مواردی که آنها به آن اشاره می‌کنند، روشن باشید.
  • همسویی پروژه ها – چقدر به پروژه های درون سازمان خود متکی هستید؟ این پروژه ها چقدر با استراتژی کلی شما مرتبط هستند؟ چقدر عناصر آن پروژه ها را دنبال می کنید؟

باید مطمئن شوید که ابزار گزارشگری که انتخاب می کنید می تواند ساختار استراتژی شما را مدیریت کند .ویژگی نرم افزارهای گزارش دهی باید ساختار استراتژی را مدیریت کند .بنابراین قبل از اینکه شیفته ظاهر نرم افزار شوید، مطمئن شوید که راه حل می تواند آنچه را که نیاز دارید انجام دهد، نه آن چیزی که جالب به نظر می رسد.

گزارش

تولید گزارش دقیق مستلزم شناخت مخاطبانتان است. شما احتمالاً حجم زیادی از داده های روشنگری دارید، اما همه نیاز ندارند (یا نمی خواهند) همه آنها را ببینند. به عنوان مثال، تیم مدیریت، تیم اجرایی و هیئت مدیره شما همگی به دنبال سطوح مختلف داده خواهند بود.

همچنین، چه فرمت ها و اقدامات امنیتی برای گزارش ها نیاز دارید؟ PDF یک فرمت ضروری است که تقریباً توسط هر سازمانی استفاده می شود، اما ممکن است به HTML یا حتی گزارش های چاپی نیز نیاز داشته باشید.

جدا از رعایت الزامات خاص، شما می خواهید گزارش های شما ظاهری درست و حرفه ای داشته باشد. و شما باید بتوانید همان گزارش را به طور مداوم در هر دوره گزارش ایجاد کنید.

هنگامی که به ابزارهای گزارش‌دهی فکر می‌کنید، مطمئن باشید که می‌توانید یک گزارش سطح بالا با اطلاعات کلی مفید و شاخص‌های وضعیت، و همچنین یک گزارش مفصل با داده‌های 12 ماهه، تجزیه و تحلیل دقیق و نمودارهای گانت پروژه ایجاد کنید. پس از ایجاد این مجموعه اولیه گزارش‌ها، باید بتوانید گزارش‌های ماهانه باقی‌مانده را – بر اساس همان داده‌های اساسی – تنها با چند کلیک ایجاد کنید.

یکپارچه سازی داده ها

آیا می دانستید که تهیه یک گزارش ممکن است بیش از 40 ساعت طول بکشد؟ از ویژگی نرم افزارهای گزارش دهی مجموع زمان جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و قالب‌بندی داده‌ها از سرتاسر سازمان، بیش از آن چیزی است که بیشتر مدیران در نظر می‌گیرند.

به عنوان مثال، به 10 نفر مختلف فکر کنید که باید 2 تا 3 بار به آنها ایمیل بزنید (حتی گاهی اوقات پشت میز آنها توقف می کنید). سپس تصور کنید که آنها باید اطلاعات خود را پیدا کرده و ارسال کنند و تیم شما باید اطلاعات را پالایش کند تا در نمودارها قرار گیرد. ناگفته نماند که باید داده ها را مجدداً بررسی کنید و برای ورود و بازبینی گزارش لحظه آخری آماده شوید. تمام این زمان جمع می شود.

یک ابزار گزارش‌دهی که قادر به ادغام داده‌ها از سیستم‌ها و افراد مختلف است، می‌تواند به سرعت فرآیند گزارش‌دهی را سرعت بخشد. در واقع، ابزار مناسب می تواند:

  • داده ها را به صورت یکپارچه و خودکار در هر دوره گزارش یکپارچه کنید.
  • گزارش های بصری جذاب تری نسبت به گزینه های سنتی مانند اکسل تولید کنید.
  • ادغام اطلاعات کمی و کیفی به راحتی.
  • داده ها را به طور مداوم محاسبه، تجمیع و ارزیابی کنید.
  • بر اساس یک برنامه زمانبندی عمل کنید، اما همچنان نیازهای موقت را در نظر بگیرید.

یک ابزار گزارش‌دهی که قادر به ادغام داده‌ها از سیستم‌ها و افراد مختلف است، می‌تواند به سرعت فرآیند گزارش‌دهی را سرعت بخشد.

مقاله

تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی

تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی در چیست ؟

برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی عملیاتی هر دو برای موفقیت یک سازمان حیاتی هستند. اغلب اوقات، سازمان ها از هر دو اصطلاح به معنای یکسان استفاده می کنند، اما نباید این کار را انجام دهند.

آیا آنها یکسان هستند؟ اگر نه، چه تفاوتی دارد؟ آیا به هر دو نیاز دارید؟ ما اغلب این نوع سوالات را می شنویم. برای کمک به پاسخ به آنها، ابتدا به تعاریف برنامه ریزی استراتژیک در مقابل برنامه ریزی عملیاتی می پردازیم. سپس، تفاوت های اصلی بین آنها را توضیح خواهیم داد.

برنامه استراتژیک چیست؟

یک برنامه استراتژیک ماموریت، چشم انداز و اهداف سطح بالای شما را برای سه تا پنج سال آینده مشخص می کند. همچنین نحوه اندازه‌گیری آن اهداف و پروژه‌های عمده‌ای را که برای رسیدن به آنها انجام خواهید داد، در نظر می‌گیرد.

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

یک برنامه ریزی عملیاتی (همچنین به عنوان برنامه کاری شناخته می شود ) یک طرح کلی بسیار دقیق از آنچه بخش شما برای آینده نزدیک – معمولاً در سال آینده – روی آن تمرکز خواهد کرد است. این طرح به سؤالات مربوط به وظایف روزانه یا هفتگی پاسخ خواهد داد – چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و چقدر.

به بیان ساده، برنامه استراتژیک شما دیدگاه شما را برای آینده به اشتراک می گذارد، در حالی که برنامه عملیاتی شما نحوه رسیدن به آن را به صورت روزانه تا هفتگی مشخص می کند.

هر دو مفهوم، برنامه های شرکت شما را برای آینده، اما در زمینه های مختلف، توصیف می کنن.

ساده سازی برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی با یک ابزار واحد

برای اینکه یک شرکت متمرکز بر استراتژی باشید و در ابتدا تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی را کاملا درک کنید ، هم به یک برنامه استراتژیک و هم به برنامه های عملیاتی دپارتمان نیاز دارید . شما همچنین به ابزاری برای کمک به مدیریت این جنبه ها نیاز دارید.

توجه داشته باشید که گفتیم “یک” ابزار – نه چندین ابزار. بسیاری از سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا در این زمینه‌ها در بالاترین سطح عملکرد خود باقی بمانند، زیرا از ابزارهای جداگانه‌ای استفاده می‌کنند که سیلوهای داده را ایجاد می‌کند و دیدن تصویر بزرگ را دشوارتر می‌کند،یکی از برترین ابزارهای هوش تجاری در این زمینه داشبورد مدیریتی است .

آیا تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی به همین نکات خلاصه می شود ؟

هنگامی که برنامه استراتژیک خود را گزارش می دهید (معمولاً سالانه و فصلی)، کمیته برنامه ریزی استراتژیک یا تیم اجرایی شما می خواهند ببینند که شرکت شما در مورد اقدامات انتخابی خود چگونه عمل می کند. بسته به جلسه، این بحث ها باید در سطح نسبتاً بالایی باقی بمانند تا در جزئیات گرفتار نشوید.

از سوی دیگر، گزارش‌های عملیاتی شما، صدها پروژه یا وظیفه‌ای را که افراد در بخش مشغول به کار هستند، نشان می‌دهد. جلسات گزارش عملیاتی ماهانه به رهبری – و بقیه بخش – نشانی از وضعیت هر پروژه می دهد.

برخلاف گزارش استراتژیک شما، به‌روزرسانی‌های پروژه‌های عملیاتی می‌توانند حکایتی یا کیفی باشند (زیرا تعیین کمیت اقداماتی که به اقدامات مرتبط نیستند، اغلب دشوار است). برخی از سازمان ها تفسیر متنی در حال اجرا یا در یک فیلد اکسل یا یک سند Word دارند. این تفسیر به صورت هفتگی یا ماهانه به روز می شود، حتی اگر اقدامات مستقیمی برای آن بخش از برنامه عملیاتی وجود نداشته باشد

مقاله

OKR چیست ؟

OKR چیست ؟ استفاده از OKR یک راه ساده برای تنظیم، پیگیری و اندازه گیری اهداف به صورت تکراری (معمولاً فصلی) است. ساختار فرآیند همسویی و درگیری را حول این اهداف ایجاد می کند – که در غیر این صورت به عنوان اهداف شناخته می شوند. به طور خلاصه، هر کس جهت و هدف خود را می‌داند، و برای رسیدن به آن با سرعت و سرعت ثابتی کار می‌کند. همانطور که جان دوئر ، سرمایه‌دار خطرپذیر و گورو OKR می‌گوید، « هدف چیزی است که من می‌خواهم به آن برسم . نتایج کلیدی هستند که چگونه من قصد دارم به آن را انجام داده. اهداف معمولا عمر طولانی تری دارند. آنها جسور و آرزومند هستند. نتایج کلیدی تهاجمی، اما همیشه قابل اندازه‌گیری، محدود به زمان و تعداد محدود هستند.

OKR ها چگونه کار می کنند؟

در سطح پایه چارچوب OKR، شما سه تا پنج هدف (مهم ترین چیزهایی که باید در سازمان خود انجام دهید) انتخاب می کنید و سپس سه تا پنج نتیجه کلیدی را به هر هدف اختصاص می دهید. به خاطر داشته باشید که این قرار نیست هر کار یا معیاری را در بر بگیرد – شما انتخاب می کنید که چه تلاش هایی را در اولویت قرار دهید. همچنین، گاهی اوقات شما انتخاب نمی کنید، رئیس شما برای شما انتخاب می کند.

این یک سیستم سلسله مراتبی است، بنابراین OKR ها ابتدا در سطح سازمانی تنظیم می شوند و سپس به بخش ها و سپس تیم ها و غیره ارسال می شوند. هنگام ایجاد اهداف و نتایج کلیدی، آنها باید با هم مرتبط شوند و به سمت پایین حرکت کنند. سپس هنگام اندازه‌گیری پیشرفت، نتایج به سمت بالا می‌چرخد، بنابراین وقتی کارکنان به اهداف خود می‌رسند، مدیران باید به اهداف خود برسند، سپس روسای بخش و غیره.

سیستم OKR در عمل چگونه کار می کند؟ هر نتیجه کلیدی در مقیاس 100 درصد یا 0-1 نرمال می شود. به عنوان مثال، اگر مجبور بودید 50 جعبه را در یک ماه ارسال کنید و فقط 40 جعبه ارسال کنید، مقیاس نتایج شما 80 درصد یا 0.8 خواهد بود. اگر نتایج کلیدی به طور مساوی وزن شوند، دستیابی به هدف شما نیز در مقیاس 0-1 است. بعلاوه، اگر اهداف را بسنجید، می توانید امتیاز یک کارمند را به طور منظم جمع آوری کنید (دوباره، این معمولاً سه ماهه است) و تعیین کنید که آیا یک کارمند به 80 درصد یا 0.8 از اهداف خود دست یافته است. موفقیت مداوم برای پاداش، ترفیع و ارتقاء شغلی خوب است و کم کاری نشانه آن است که این نقش برای کارمند مناسب نیست.

مزایا و معایب OKR چیست ؟

به دلیل سادگی چارچوب، به راحتی می توان فهمید که چرا استفاده از OKR بسیار محبوب است. با کنترل‌ها و ساختار مناسب، می‌توانید به نتایج عالی دست پیدا کنید – چیزی که بارها و بارها توسط شرکت‌ها ثابت شده است، که از دهه 1970 با اینتل شروع شد. اما آیا سیستم OKRs برای شما مناسب است؟ در اینجا برخی از مزایا و معایب آورده شده است:

مزایا

  • تمرکز دقیق و مستمر بر اهداف و اقدامات دارد.
  • مسئولیت های صریح برای کارکنان را بیان می کند.
  • این یک سیستم اندازه گیری آسان و استاندارد است (همه چیز تا 100 درصد نرمال شده است) با همسویی واضح بین اهداف و نتایج.
  • از یک اثر آبشار از پایین به بالا، «معکوس» بین لایه‌های مدیریت استفاده می‌کند که می‌تواند محیطی درگیرتر را ایجاد کند.
معایب
  • تمرکز زیادی بر ارزیابی فردی دارد که رفتار تیمی و همکاری را منع می کند.
  • ردیابی وضعیت پروژه ها را دشوارتر می کند.
  • برای اهداف بدون معیارهای مشخص و قابل اندازه گیری کمتر انعطاف پذیر است.
  • رویکرد تجویزی آن را می توان محدود کننده یا مدیریت خرد تلقی کرد.
  • کنترل سیلد آن می تواند منجر به ناهماهنگی در بخش ها یا اضافه بار هدف شود.
مقاله

تحلیل شکاف چیست ؟

تحلیل شکاف یا (Gap Analysis ) بررسی و ارزیابی عملکرد فعلی شما به منظور شناسایی تفاوت‌های بین وضعیت فعلی کسب‌وکار شما و جایی است که می‌خواهید باشیدرا نشان می دهد . می توان آن را در چند سوال خلاصه کرد:

  • الان کجا هستیم؟
  • دوست داریم کجا بودیم؟
  • چگونه می خواهیم فاصله را کم کنیم؟

انجام تجزیه و تحلیل شکاف می تواند به شما کمک کند تا کارایی کسب و کار، محصول و سودآوری خود را بهبود بخشید و به شما امکان می دهد “شکاف های” موجود در شرکت خود را مشخص کنید. پس از تکمیل، می توانید منابع و انرژی خود را بهتر روی آن مناطق شناسایی شده متمرکز کنید تا آنها را بهبود بخشید.

الگوی تحلیل شکاف چیست؟

یک الگوی تجزیه و تحلیل شکاف، تفاوت بین واقعیت و هدف را برای سازمان شما تجسم می کند، و به کارمندان نشان می دهد که در کجا هنوز فضایی برای رشد وجود دارد. این یک راه عالی برای بصری کردن داده های شما و نشان دادن جایی است که سازمان شما در حال مبارزه و پیشرفت است. در بحث خود در مورد الگوی تجزیه و تحلیل شکاف در زیر، به طور خاص در مورد چگونگی استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف در یک بخش صحبت خواهیم کرد. همچنین می تواند برای کل کسب و کار شما یا برای یک فرآیند واحد استفاده شود. چهار مرحله ذکر شده در قالب زیر به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که دقیقاً با چه مشکلاتی روبرو هستید و چگونه آنها را برطرف کنید:

  • مرحله اول : وضعیت فعلی بخش خود را شناسایی کنید.
  • مرحله دوم : جایی که می خواهید با بخش خود باشید را مشخص کنید.
  • مرحله سوم : شکاف‌های موجود در بخش خود را شناسایی کنید.
  • مرحله چهارم : برای رفع شکاف‌های موجود در بخش خود، بهبودهایی را طراحی کنید.

مرحله اول :شناسایی وضعیت فعلی بخش های مختلف

آیا یک برنامه استراتژیک یا یک هدف مالی متوازن دارید؟ ابتدا اولویت آن طرح را مشخص کنید. به عنوان مثال، فرض کنید سازمان بانکی شما می خواهد رشد سالانه 30 درصدی را افزایش دهد و سالانه 8 درصد رشد داشته است. این باعث می شود “وضعیت فعلی” شما 8 درصد رشد داشته باشد. یا شاید شما برای یک سازمان تولیدی کار می کنید که درآمدی معادل 100 میلیون به ازای هر کارمند دارد و هدف شما افزایش آن به 150میلیون برای هر کارمند است. این وضعیت فعلی شما را به 50 میلیون برای هر کارمند می رساند.

مرحله شماره 2: جایی که می خواهید با بخش خود باشید را مشخص کنید

این هدف آینده گاهی اوقات حالت مطلوب، هدف آینده یا هدف کششی نامیده می شود. برای انجام این کار، باید به این فکر کنید که امروز در وضعیت فعلی خود (از مرحله اول) چگونه کار می کنید و واقعاً می خواهید در یک بازه زمانی معقول کجا باشید. اگر در چارچوب برنامه استراتژیک خود تجزیه و تحلیل شکاف انجام می دهید، به اهداف برنامه خود نگاهی بیندازید. این اهداف ممکن است سه تا پنج سال به پایان برسد، که ایده آل است. برای پاسخ به موفقیت آن، به مناطق تمرکز فعلی خود برگردید.

مرحله سوم: شکاف‌های موجود در بخش خود را شناسایی کنید
نمودار Gap

اکنون که متوجه شده اید سازمان شما در حال حاضر کجاست و می خواهید در آینده کجا باشد، زمان آن رسیده است که این شکاف را پر کنید.

به نمودار بالا نگاه کنید؛ “شکاف” ناحیه سایه دار خاکستری است که تفاوت بین جایی که هستید و جایی که می خواهید باشید را نشان می دهد. هنگام شناسایی شکاف ها در بخش خود، باید اطمینان حاصل کنید که هدف شما و وضعیت فعلی شما در یک دوره زمانی وجود دارد. بنابراین اگر هدف آینده شما سه سال است، باید وضعیت فعلی خود را برای سه سال برون یابی کنید تا شکاف مناسب را مشاهده کنید. به عنوان مثال، اگر در حال رشد 8 درصدی هستید و می خواهید به مدت سه سال سالانه 30 درصد رشد کنید، باید در نظر بگیرید که در حال حاضر چقدر درآمد دارید و در 3 سال آینده چقدر خواهید داشت.

مرحله چهارم: برای رفع شکاف‌های موجود در بخش خود،راههای برای ترمیم و بهبودی آماده کنید

کنون که متوجه شدید چرا این شکاف در بخش شما رخ می دهد، زمان آن رسیده است که مسیر مناسبی را برای رفع آن بیابید. از دستورالعمل های زیر استفاده کنید تا مطمئن شوید که پیشرفت هایی که به دست می آورید مستحکم هستند:

همه پیشرفت‌ها را بر اساس اطلاعاتی که هنگام شناسایی شکاف‌ها کشف کرده‌اید، قرار دهید. به عنوان مثال، اگر تیم شما بیش از حد مشغول انجام کارهای سفارشی باشد، عقب نشینی و طراحی یک محصول جدید برای آنها دشوار خواهد بود. شاید اگر کار سفارشی را برای چند هفته متوقف کنید، تیم شما را آزاد می کند تا محصولی مقیاس پذیر برای مشتریان هدف جدید شما ایجاد کند.

هزینه اجرای هر راه حل را در نظر بگیرید. شاید شما توانایی توقف کار با مشتریان فعلی خود را ندارید. آیا می توانید توسعه یک پیشنهاد جدید را برون سپاری کنید؟ شاید با سازمان دیگری شریک شوید؟

سخن پایانی :

تجزیه و تحلیل شکاف یک تمرین ارزشمند است، اما باید با یک برنامه واقعی برای بهبود همراه باشد. پیشرفت رو به جلو متکی به کار افزایشی است که در طول زمان انجام می شود.

ردیابی بخشی از این کار افزایشی است. ردیابی نه تنها نشان می دهد که شما چقدر خوب انجام می دهید، بلکه نشان می دهد که آیا اقدامات درستی انجام می دهید یا خیر . اگر پروژه‌های شما با سرعت پیش می‌روند، عالی است – اما اگر تأثیر مثبتی بر اقدامات شما نداشته باشند، ممکن است لازم باشد برای شروع پروژه‌های درست را ارزیابی کنید یا خیر. در این صورت، ممکن است در نتیجه تلاش‌های خود، تعداد بیشتری از اهداف را جذب کنید.

مقاله

تولید گزارش

تولید گزارش برای موفقیت هر سازمانی بسیار مهم است، اما کار بسیار بزرگی است.گزارش استراتژی برای موفقیت کسب‌وکار شما ضروری است. شما می‌توانید یک استراتژی کاملاً سنجیده و کاملاً طراحی شده داشته باشید که برنامه‌های دقیقی را برای رشد آینده ارائه می‌کند، اما بدون گزارش‌دهی دوره‌ای، زمان بسیار دشوارتری برای دستیابی به اهداف خود خواهید داشت. به این دلیل که گزارش‌دهی سازمان شما را قادر می‌سازد تا چندین کار را انجام دهد که در اجرای استراتژی ضروری هستند.

مزایای تولید گزارش

  • به شما امکان می دهد عملکرد کلی سازمان و همچنین عملکرد بخش های فردی را ارزیابی کنید تا ببینید چقدر به سمت اهداف خود پیشرفت می کنید.
  • به شما امکان می دهد تا زمینه های مورد علاقه را ارزیابی و درک کنید تا بتوانید دوره را اصلاح کنید.
  • به شما امکان می دهد با توجه به پیشرفت استراتژی، کارکنان را درگیر کنید و انگیزه دهید .
  • به شما امکان می دهد تصمیمات بهتری بگیرید زیرا منبع داده قابل اعتمادی آماده دارید.

بسیاری از سازمان‌ها هنوز کارها خود را به سختی انجام می‌دهند، مانند کار در ابزارهای قدیمی یا بسیار پیچیده (Excel) یا تلاش برای رسیدگی به بسیاری از جنبه‌های گزارش‌دهی به صورت دستی. تلاش ماهانه برای تهیه گزارش باعث می‌شود کمتر به آن پایبند باشید (علاوه بر این واقعیت که بیشتر کارهای دستی صرفاً اتلاف وقت هستند)، بنابراین یکی از بهترین روشها برای تهیه گزارش استفاده از ابزارهای هوش تجاری مانند داشبورد مدیریتی است .

مزایای استفاده از داشبورد مدیریتی

  • شما با دوری از انجام کارهای دستی تکراری و وقت گیر در وقت خود صرفه جویی می کنید ، بنابراین کارکنان تمام وقت شما می توانند به جای آن بر اجرای ابتکارات استراتژیک شما تمرکز کنند.
  • شما خطاها را در نتیجه از بین بردن نیاز به ورود اطلاعات مضاعف کاهش می دهید. شما با حذف مشکلات رایج در گردش کار گزارش، فرآیند بررسی را ساده می کنید .
  • فرآیند گزارش‌دهی شما – و خود تولید گزارش‌ – در نتیجه تولید خودکار، سازگارتر و قابل اعتمادتر می‌شوند.

سخن نهایی

عملکرد به استراتژی متصل شده است. بنابراین (اگر قرار است گزارش مفید باشد)، گزارش های شما باید بر اساس داده های هدف استراتژیک باشد. داشبورد به عنوان یک مکان متمرکز برای نگهداری تمام داده های استراتژیک سازمان شما عمل می کند، که می توانید به راحتی عملکرد های مختلف را برای تولید گزارش جمع آوری کنید.

وقتی یک منبع درست واحد دارید، لازم نیست نگران داشتن اعداد اشتباهی باشید که تمایل دارند در بین چندین منبع ظاهر شوند. (در هنگام استفاده از اکسل، اجتناب از اشتباهات تقریباً غیرممکن است.) دوم اینکه، نگاه کردن همه به داده های یکسان، کار کارمندان را آسان می کند تا ببینند چگونه داده های دپارتمان آنها بر اهداف کلی تأثیر می گذارد و انگیزه آنها را افزایش می دهد.

مقاله

گزارش استراتژی چیست و چگونه تهیه می شود ؟

گزارش استراتژی چیست ؟

در تجارت همه در مورد اهمیت گزارش استراتژی صحبت می کنند : همه ما می توانیم توافق کنیم که این یک سند ضروری است که تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته و بینشی در مورد اهداف، استراتژی ها و ریسک های اصلی سازمان را ارائه می دهد.

چیزی که هیچ‌کس در مورد آن صحبت نمی‌کند این است که ایجاد آن چقدر سخت است.هزاران ساعتی که سالانه در پشت این مسئله صرف می‌شود، جمع‌آوری و وارد کردن داده‌ها، انجام محاسبات، ساختن نمودارها، و تولید داشبورد توسط تعداد بسیار زیاد کارمندان ماهر که به این کار اختصاص داده شده‌اند. (برای تهیه آن به چند مدرک دانشگاهی نیاز است؟)

حقیقت این است که گزارش استراتژی خود فقط نوک قله است. فرایند گزارش دهی استراتژی مورد نیاز برای ایجاد آن را ارائه “پنهان خطر” میگویند,که تهدیدی به از دست رفتن تلاش برای رسیدن به این هدف است. این فرآیندهای پیچیده ای هستند که سازمان ها را تا حدی تحت تأثیر قرار می دهند که یا نمی توانند ادامه دهند (و تلاش های خود را رها می کنند) یا مجبور به یک وضعیت دائمی ناکارآمدی می شوند که رقابت پذیری آنها را تهدید می کند.

فرآیندی است که داده‌های عملکرد را جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را به بینش‌های عملی تبدیل می‌کند , که می‌تواند برای پیشبرد سازمان شما مورد استفاده قرار گیرد. آیا در یک ماه یا سه ماهه گذشته به سمت اهداف خود پیشرفت کرده اید؟ چرا و چرا نه؟ چه چیزی ممکن است سد راه باشد؟ پاسخ به این سوالات، که از گزارش‌ها به دست می‌آیند، چشم‌انداز تصویر بزرگی را ارائه می‌کنند که به شما کمک می‌کند برنامه‌های آینده را ترسیم کنید.

گزارش‌های استراتژی کسب‌وکار برای مدیران بسیار ارزشمند هستند، اما (همانطور که می‌دانید) گزارش‌ها به طور جادویی خودشان را ایجاد نمی‌کنند. اگر می‌خواهید گزارش‌های دقیق و مفیدی تهیه کنید، سازمان شما باید فعالیت‌های خاصی را در طول هر چرخه گزارش‌دهی انجام دهد.

جمع آوری داده ها

اولین گام برای نظم بخشیدن به هرج و مرج، جمع آوری داده های لازم است که به شما در نتیجه گیری در مورد عملکردتان کمک می کند. برای بسیاری از سازمان‌ها، این داده‌ها ممکن است در سیستم‌های مالی قدیمی، پلتفرم‌های مدیریت مشتری ، صفحات گسترده مشترک یا حتی زنجیره‌های ایمیل پراکنده شوند. برخی از داده‌ها همچنان در سیستم‌های اصلی به حیات خود ادامه می‌دهند که تنها یک نفر می‌داند چگونه به آنها دسترسی داشته باشد. جمع‌آوری دستی داده‌ها چالش برانگیز و زمان‌بر است، به‌ویژه اگر شامل تعامل با صاحبان داده‌های متعدد در بخش‌ها باشد.

مقاله

مدیریت پروژه در بهداشت و درمان

مدیریت پروژه در بهداشت و درمان دارای پیچیدگی های زیاد و ریسک بالایی است .ممکن است بسیار ساده به نظر برسد، اما تعریف کلمه “پروژه” یکی از اولین گام هایی است که سازمان شما باید هنگام معرفی رشته مدیریت پروژه در قسمتهای مختلف خود بردارد. این یک اصطلاح معمولی است که می تواند ناخواسته باعث سردرگمی شود, زیرا همه تصور می کنند که دیگران آن را به همین شکل تعریف می کنند. در واقعیت، هر یک از عوامل را می‌توان به عنوان یک پروژه طبقه‌بندی کرد، اما به طور مشخص با یک کار، یک برنامه، یک پورتفو یا حتی یک استراتژی متفاوت است .

به منظور شفافیت، سازمان شما باید شرح مفصل و مشخصی از آنچه به عنوان پروژه تعریف می شود ایجاد کند. یکی از اصول اساسی یک پروژه این است که دارای تاریخ شروع و پایان باشد، در حالی که هنوز چیزی مانند یک برنامه یا هدف ندارد. با کمک ابزارهای هوش تجاری پروژه های درمان امروزه به خوبی قابل مدیریت است .بر این اساس، این امر باعث می شود تا مدیریت پروژه در مورد کنترل و هماهنگی آن تاریخ ها و هر آنچه در این بین اتفاق می افتد، نظم پیدا کند. پروژه شما همچنین باید صاحب یک مسئول پاسخگو باشد و بودجه داشته باشد. منظور از بودجه، تخصیص منابع قابل استناد و پیگیری به این پروژه است.

مراحل مدیریت پروژه در بهداشت و درمان

شروع: محدوده پروژه را شامل هزینه های پیش بینی شده، نتایج و ریسک ها تعریف کنید. سپس دامنه مورد بررسی قرار خواهد گرفت و توسط تیم مدیریت تایید شود.

برنامه ریزی: هر مرحله از پروژه را ترسیم کنید، ضرب الاجل تعیین کنید، بودجه ایجاد کنید و مسئولیت ها را تعیین کنید. تصمیم بگیرید که چگونه پیشرفت پروژه (و بازگشت سرمایه) را اندازه گیری کنید.

اجرا و نظارت: شروع به اجرا در مراحلی که در مرحله برنامه ریزی مشخص شده است. نظارت و اندازه گیری پیشرفت به طور منظم برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر درست است. برنامه پروژه – از جمله برنامه و بودجه – را در صورت نیاز تنظیم کنید تا هر گونه پیامدهای منفی را به حداقل برسانید.

مرحله اجرا و نظارت در مدیریت پروژه مراقبت های بهداشتی منحصر به فرد است. این مرحله در بیمارستان‌ها بسیار فشرده‌تر از سایر سازمان‌ها است – لایه‌های بیشتری از ذینفعان وجود دارند که باید در هر مرحله از فرآیند امضا کنند. از این نظر، مدیریت پروژه بیمارستانی خاص است، زیرا تلاش زیادی برای گرفتن تأییدیه ها و اطمینان از رعایت مقررات انجام می شود.

بستن: با ایجاد سندی که نتایج، نتایج قابل تحویل و درست شده را خلاصه می کند، پروژه را به درستی به پایان برسانید. بررسی این جزئیات با رهبری و تیم پروژه، روند مدیریت پروژه شما را در آینده بهبود می بخشد.

مقاله

مزایای داشبورد مدیریتی و اهمیت آن در تجارت امروز

مزایای داشبورد مدیریتی

مزایای داشبورد مدیریتی چیست ؟ آیا تا این لحظه اهمیت داشتن داشبورد مدیریتی برای کسب و کارهای مختلف ثابت شده است .شاید عده زیادی از افرادی که دارای کسب و کار تولیدی و یا فروش خرد و کلان هستند تا به حال نام نرم افزار داشبورد مدیریتی یا POWER BI را نشنیده باشند .در کشور ما این مسئله بسیار طبیعی است .بیشتر کسب و کارها با روش سنتی ارائه می شوند و اگر برای صاحب کسب و کار از اهمیت نرم افزار بگوییم و لزوم داشتن آن ممکن است جمله کلیشه ای که “ما درآمدمونو داریم ,زیاد هم هست ” را به شما بیان کند .در واقع بیشتر مشکلات ما در صنعت و تولید و خدمات و … برگرفته از نگاه سنتی است .جامعه ما در حال حرکت رو به جلو خود مجبور به نو شدن و دو ریختن تفکرات سنتی در بخش های مختلف است اما نکته مهم یک نوع عدم آگاهی و عدم بروز بودن اطلاعات نرم افزاری در قسمتهای مختلف نهادهای تجاری خرد و کلان ما به چشم میخورد .

داشبوردهایی که تاثیرگذار هستند

یکی از راههای حل مشکل و بروز بودن اطلاعات یک سازمان داشتن داشبورد مدیریتی تاثیر گذار است .مفهوم تاثیرگذار یعنی یک نرم افزار بروز شده با نمودارهای مستقل و کاربردی که حد الامکان با دیتاهای موجود در سیستم شرکت دارای اختلاف کمی باشد .ممکن است فکر کنید که چرا دیتاهای موجود در داشبورد با دیتاهای سیستم های فروش و خدمات شرکت باید اختلاف داشته باشند , در جواب باید گفت به دلیل وجود اختلاف زمانی و تبدیل دیتاها در بانک اطلاعاتی ,داشبورد و سیستم دارای اختلاف زمانی یک یا دوروزه می شوند .اهمیت داشتن یک نرم افزار که کل اطلاعات شما را به شکلهای مختلف تبدیل به گزارش کند آن هم به سلیقه و فیلتر شما بسیار مهم است .

تسریع زمان

یکی از بزرگترین چالش های پیش روی بیشتر سازمان ها و نهاد های تجاری امروزی مسئله زمان است .مسئله وقت و صرفه جویی در آن زمانی اهمیت پیدا میکند که برای یک مشکل و یا مورد خواست در کوتاه ترین زمان چاره اندیشی شود .مثل معروف جلو ضرر را هر وقت بگیری منفعت است اما این بار به کمک ابزارهای هوش تجاری که شاخص ترین آن داشبورد مدیریتی است شما میتوانید به مرحله پیش از ضرر برسید و مشکلات کسب و کار خود را دقیق و در لحظه آنالیز کنید .در گذشته تهیه گزارش از هر قسمت برای مدیر یا مدیران یک مجموعه بسیار زمان بر بود .اما حالا از یک تبلت یا کامپیوتر و حتی گوشی هوشمند شما میتوانید در کمتر از چند ثانیه همه قسمتهای شرکت خود را زیر نظر بگیرید .تولید و فروش و منابع انسانی تا سود و زیان و مقایسه درآمد و فروش امسال و سالهای گذشته تنها بخشی از امکانات فوق العاده نرم افزار داشبورد مدیریتی است .

1 2 3 10 11
Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from Youtube
Vimeo
Consent to display content from Vimeo
Google Maps
Consent to display content from Google
Spotify
Consent to display content from Spotify
Sound Cloud
Consent to display content from Sound