برای اینکه نحوه صحیح طراحی داشبورد مدیریتی را یاد بگیریم لازم نیست طراحی حرفه ای در این زمینه باشیم.در این مقاله ما بیشتر قصد داریم نحوه چیدمان درست داشبورد مدیریتی را بیان کنیم ,این موارد به شما کمک میکند تا به نتایج بسیار بهتری دست پیدا کنید .اولین قدم برای ساخت هر داشبورد مدیریتی این است که به صورت شفاف تعریف کنید برای رسیدن به چه اهداف و گزارشاتی نیاز به تهیه داشبورد مدیریتی برای سازمان خود دارید .منظور شما از ساخت داشبورد چیست ؟ هدف شما از ساخت داشبورد برای استفاده چه کسانی است ؟شاید روی یک هدف خاص تمرکز دارید و یا برای مدیریت هوش تجاری کسب و کار خود نیاز دارید همه اعضای سازمان خود را در جریان گزارشات و آمار لحظه ای قرار دهید .ممکن است هدف شما از طراحی داشبورد برای از بین بردن مشکل بزرگی است که در زمینه کسب و کار در سازمانتان بوجود آمده .برای اثر بخش بودن داشبورد مدیریتی میتوانید در سطح های مختلف سازمان خود مثل منابع انسانی ,پشتیبانی ,بازاریابی و فروش محصولات , تولید محصولات تمرکز کنید .

مهمتریت موارد را در داشبورد مدیریتی وارد کنید

محتوا در ساخت داشبورد مدیریتی بسیار مهم است .نحوه صحیح طراحی داشبورد مدیریتی باید به گونه ای باشد که مهمترین محتوا در الویت قرار گیرد.معیارهای محتوا گذاری در داشبورد مدیریتی بسیار مهم است .باید روی اهدافی متمرکز شوید که نهایتا به استراتژی هیئت مدیره شرکت یا سازمان مستقیما مرتبط باشد .اضافه کردن اطلاعات بیش از حد و غیر ضروری باعث میشود یافتن گزارشات و آمارهای مهم بسیار سخت شود و از مسیر اصلی اهداف شرکت دور شوید .هنگام قرار دادن هر قسمت در داشبورد مدیریتی باید اطمینان حاصل نمایید که :

1. مطابق با هدف هیئت مدیره است .
2. میتواند برای اعضای شرکت هدفمند و مفید باشد .
3. به راحتی قابل درک است.
4. متغیرهای در جدول و گزارشات مرتبط در حال تغییر و بروزرسانی باشد .اعداد ثابت و گزارشات بروز رسانی نشده باعث افت کمیت و کیفیت استفاده از داشبورد مدیریتی می شود .

سلسله مراتب چیدمان را رعایت کنید

داشبورد مدیریتی برای جستجوی آسان نیاز به سلسله مراتب قرار گرفتن اطلاعات دارد .برای استفاده از مهمترن داده های سازمان خود به صورت گزارشات جداول و … آنها را دسته بندی و الویت گذاری کنید .معیارها و اطلاعاتی که کمتر مورد بررسی قرار میگیرند و زیاد مهم نیستند را به صورت کمرنگ نمایش دهید .اندازه های مناسب و چیدمانهای یکدست و مرتب باعث ارتباط شفاف بین عناصر و الگوها مشود و از لحاظ بصری مفهوم مناسب تر و زیبا تری را به کاربر ارائه میدهد .محتوا نباید خسته کننده , یکنواخت , پیچیده و نامفهوم باشد .از نظر موقعیت یابی گوشه سمت چپ بالای صفحه بهتر دیده میشود و از لحاظ بصری چشم اول به آن سمت میچرخد .از فضاهای خالی در صفحه نباید نگران بود .یک فضای خالی بهتر است از عناصر بزرگتری که اصلا کارایی ندارند.

وقتی که میخواهیم به کسب و کار خود مسلط شویم و همه جنبه های کسب و کار خودمان را در یک قاب ببینیم ,باید از داشبورد مدیریتی استفاده کنیم درست مثل داشبورد ماشین یا هواپیما.اینجاست که اهمیت داشبورد مدیریتی برای مدیران نمایان می شود .اما این داشبورد چطور کار میکند و چگونه به ما در مسیر پیشرفت اهداف شرکتها یمان کمک می کند؟ در حالت عادی و طبیعی همه چراغها سبز هستند ,مگر اینکه به دلایل بحرانی به رنگ قرمز و در مواردی به رنگ زرد و هشدار دهنده تبدیل شوند ,که بلافاصله باید برای آن وضعیت برنامه ریزی و تصمیم گیری کنیم .

داشبورد های مدیریتی دقیقا در همین مواقع که رنگ هشدار و یا خطر به نمایش در می آید به کمک مدیران می آیند .داشبورد ها در قسمتهای مناظر مالی ,بازاریابی و فروش , منابع انسانی , خرید ,انبار و نمایندگی ها جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری به مدیران کمک میکنند .داشبوردهای مدیریتی کمک میکنند تا اطلاعات عملکردی,هدف گذاری ها و تاریخچه کسب و کار به خوبی به ما نشان داده شوند .مهمترین دلیل اهمیت داشبورد مدیریتی برای مدیران داشتن این امکانات است .

داشبوردهای مدیریتی داده های تجمیع شده و فرآوری شده را به مفهومی ترین و با ارزش ترین شکل ممکن به ما نشان می دهند و باعث می شوند در کوتاه ترین زمان تصمیم درست بگیریم و به صورت فرابخشی تحلیل کنیم .فارغ از نوع زمان و مکان بر سازمان خود نظارت کنیم ,گزارشات و آمارهای درست و طبقه بندی شده را بررسی کنیم ,سازمان مان را به صورت برنامه محور رو به جلو حرکت دهیم و در نهایت تحلیل و بررسی و عارضه یابی کنیم .

مدیریت گلوگاه های فرایندی

داشبوردهای مدیریتی باعث میشوند مدیران گلوگاه های فرایندی را شناسایی کنند و از همان طریق فرایندهای کسب و کار خود را بهینه سازی کنند و در نهایت به صورت استراتژیک تصمیم بگیرند .با آگاهی کامل و نگرش عمیقی که از مشتریان,رقبا,تامین کنندگان کالا و خدمات ایجاد می شود میتوان به صورت کاملا علمی و منطقی ,تصمیم گیری درست و به موقعی گرفته شود و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت رو به جلو حرکت کند .سخن آخر دلایل اهمیت داشبورد مدیریتی را میتوان در چند جمله بیان کرد :

1- بهبود عملکرد کارکنان

2-نظارت سریع و آسان بر فرایندها و نتایج پروژه ها

3-صرفه جویی در زمان و هزینه ها

4- حذف خطاهای تصمیم گیری

استراتژی اقیانوس آبی چیست ؟

یکی از معروف ترین و بارز ترین احساسی که اکثر مدیران بخش تجارت و صنعت به آن دچار میشوند و آن را تکرار میکنند , این است که در هنگام خطر فریاد می زنند :وای اقیانوس آبی من در حال قرمز شدن است .در این شرایط سودشان کمتر میشود,رقابت بسیار شدید می شود ,کالاها با هم تفاوت چندانی ندارند و هزینه ها هر روز بالاتر می رود .اما استراتژی اقیانوس آبی در تجارت چیست؟

استراتژی اقیانوس آبی حول یک مفهوم شکل گرفته است: رقابت یا Competition.به معنی گسترده تر اقیانوس آبی,همه صنایعی هستند که امروز وجود ندارند و طبیعتا فضای بازارهای آنها نیز ناشناخته است .در چنین اقیانوس هایی تقاضا باید خلق شود .چون هنوز تقاضایی وجود نداردکه کسب و کارها برای تصاحب سهم بیشتری از آن ,با یکدیگر رقابت کنند .اقیانوس قرمز شامل همه صنعت هایی است که امروز وجود دارند و بازارهایی که به خوبی شناخته شده اند.در اقیانوس قرمز, مرز صنایع تعریف شده و به رسمیت شناخته میشوند .

در اقیانوس قرمز همه بازیگران قوانین رقابتی را میدانند و پذیرفته اند .در چنین بازارهایی بازیگران برای پیشی گرفتن از یکدیگر,میکوشند تا سهم بیشتری از تقاضای موجود را بدست بیاورند و از آن خود کنند .هر چه تعداد بازیگران و حجم عرضه آنها افزایش پیدا کند و تراکم در این صنعت بیشتر شود ,فرصت رشد و حاشیه سود کاهش پیدا میکند .محصولات به کالاهای اولیه تبدیل می شوند و افزایش شدت رقابت آب این اقیانوس را خونین میکند .

اما چگونه میتوانیم از این اقیانوس خونین به خوبی گذر کنیم؟

در هر کسب و کاری که باشید میتوانید به کمک آموزه ها و استراتژی اقیانوس آبی به موفقیت برسید .کافی است از اقیانوس رقابتی خونین و قدیمی به وجود آمده اندکی فاصله بگیرید و مدتی بر خلاف بقیه دوستان و رقبا در تجارت به دنبال فرصت های جدید باشید .

مزایای استفاده از ابزارهای هوش تجاری چیست ؟

مزایای استفاده از ابزارهای هوش تجاری : قبل از بوجود آمدن ابزارهای مانند داشبورد مدیریتی , آمارها و تحلیل ها توسط تحلیلگران و متخصصان رشته های آمار,اقتصاد,مهندسی و …. گرد آوری می شد و به دست مدیران و کارشناسان شرکت ها می رسید .مشکلات عمده این تحلیل ها و گزارشات عبارت بودند از صرف وقت و هزینه های بسیار بالا ,سرعت تهیه گزارشات بسیار پایین ,عدم به روز بودن گزارشات , عدم گزارش گیری فوری و در لحظه . به طور مثال برای تحلیل و گزارش گیری یک دوره باید اطلاعات ماه قبل یا هفته قبل را از بانک اطلاعاتی استخراج کرد و مورد تحلیل قرار داد ,این عملیات برای شرکت های بزرگ و حتی کسب وکارهای کوچک مناسب نبود .

فرض کنید در یک جلسه که در شرکت اتفاق می افتد نیاز به گزارش فوری از اطلاعات به همراه آمار و نمودارهای تحلیلی بسیار پیچیده و مهم دارید . این تحلیل باید بین بازه زمانی خاص با شروط خاص گزارش گیری شود .مثال در یک شرکت تولیدی دارو گزارش درباره یک دارو با شرط دوره سنی خاص,منطقه خاص ,میزان نتیجه گیری و فوت ,بیمارستانهای مورد استفاده و مقایسه این تحلیل با پیش بینی شرکت قبل از تولید دارو است .این گزارش از قبل تهیه نشده و شرکت به آن نیاز دارد .مشخص است با زمان اندک و بازه زمانی مشخص با ابزارهای قدیمی تحلیل امکان تهیه گزارش نیست .

مدت زمان لازم برای تهیه یک گزارش در داشبورد مدیریتی

به نظر شما در داشبورد مدیریتی امکان تهیه گزارش چقدر زمان می برد ؟ حدودا کمتر از یک دقیقه برای تهیه گزارش زمان لازم است .

برای تهیه گزارش آموزش یک یا دو ساعته در ابتدا به کاربران بر اساس سطح دسترسی داده میشود و به راحتی قادر خواهند بود در هر رده از مدیریت تا کارمندان دیگر در سمت های مختلف اقدام به تهیه گزارش کنند . گزارش ها دارای نمودارها و جداول و مدلهای نمایشی گوناگون می باشد که کمک زیادی در پیشبرد اهداف کلان موفقیت بخش های مختلف کسب و کار دارد . نتیجه میگیریم ابزارهای هوش تجاری مثل داشبورد مدیریتی کمک زیادی در ارتقا و بهبود فرایند کسب و کار و رشد اقتصادی جامعه دارد .با داشبورد مدیریتی نیازهای اطلاعاتی و آماری در همه زمینه ها برای کسب و کارهای خرد و کلان مهیا می شود .

هوش کسب و کار چیست ؟

هوش کسب و کار عبارت است از مجموعه ای بسیار وسیع از برنامه های کاربردی که در زمینه تحلیل داده ها فعالیت میکنند .مهمترین این ابزارها  عبارتند از ابزارهای تحلیلی و جُستاریِ تک‌منظوره (Ad hoc)، گزارش‌گیری سازمانی، پردازش_تحلیلی آنلاین (OLAP)، هوش تجاریِ موبایل، هوش تجاریِ زمان واقعی، هوش تجاریِ عملیاتی، هوش تجاریِ مبتنی بر سرویس ابری ارائه‌ی نرم‌افزار (SaaS)، هوش تجاریِ متن‌ باز، هوش تجاری مشارکتی (Collaborative BI) و هوش موقعیت مکانی را با هم ترکیب می‌کند.

برای ساخت و گرد آوری داشبورد مدیریتی با بهره گیری از پنل فناوری هوش تجاری (BI) با داشتن امکانات گرافیکی بالا و نرم افزارهای تجسم سازی Data Visualization است که برای ساخت نمودار و داده های گرافیکی از آن استفاده می شود .این ابزارها دادهای مصور را روی سنجه های و شاخص های کلیدی به نحوی که برای همه افراد قابل فهم باشد نمایش میدهد .

دیتای وارد شده در داشبورد مدیریتی علاوه بر اطلاعات قبلی که از بانک اطلاعاتی یک شرکت ذخیره میشود ,اطلاعات جدید و بروزر را هم از داده های شرکت در خود جمع آوری میکند .با توجه به این امکانات داشبورد مدیریتی قادر است تصمیم‌گیری راهبردی (استراتژیک) و تاکتیکی را انجام دهد .

مزایای ابزارهای مرتبط با هوش تجاری :

سامانه های هوش تجاری قادرند روند بازارها را شناسایی کرده و مشکلات را به موقع تشخیص دهند , فرایند تصمیم گیری را بهبود ببخشند ,فرایندهای داخلی کسب و کار شرکت را بهینه کنند و بهره وری عملیاتی را بالا ببرند .به وسیله این ابزارها

شرکت ها قادر خواهند بود در آمد های جدید ایجاد کنند و همچنین در رقابت با سایر رقیبان خود پیشی بگیرند .