ابزارهای مشاوران کسب و کار :در هر زمان، گزینه های نرم افزاری جدیدی به بازار می آیند، اما نیاز به انواع خاصی از ابزارهای مشاوره کسب و کار همیشه وجود دارد.در اینجا فقط برخی از انواع ابزاری وجود دارد که به مشاوران کسب و کار کمک می کند تا کار ثابت و باکیفیت را با اسناد و مدیریت داده عالی ارائه دهند.

• ابزارهای ردیابی زمان
• ابزارهای صنعت محک زدن
• CRM با ارتباطات جامع و گزینه های سازمانی
• ابزارهای مدیریت جدول زمانی پروژه
• ابزارهای نظرسنجی برای ارتباط با کارمندان مشتری

ابزارهای ردیابی زمان

ابزارهای رایج برای مشاوران شامل برنامه هایی مانند HourStack  یا ابزار ردیابی زمان Accelo است . 

‌ابزارهای ردیابی زمان تشخیص می‌دهند که مشتریان می‌خواهند برای هر دقیقه صورت‌حساب حسابداری کنند و ارائه درست و دقیق این موارد اعتبار شما را افزایش می‌دهد. 

با این حال، بهترین ردیاب‌های زمان فراتر از آن هستند و برنامه‌ریزی را با ردیابی زمان ادغام می‌کنند، که به شما امکان می‌دهد زمان سربار و چند نفر را در یک پورتال با کاربری آسان ردیابی کنید. 

استفاده از یک ردیاب زمان عالی آسان است، شامل دسته بندی های سفارشی می شود و گزارش های قابل خواندن و مفیدی تولید می کند.

ابزارهای محک زدن صنعت

محک‌گذاری یکی از مهم‌ترین راه‌هایی است که مشاوران کسب‌وکار به ارزش افزوده می‌پردازند – آنها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا ببینند نسبت به انتخاب‌هایی که رقبایشان می‌کنند کجا هستند.

معیار می‌تواند شامل همه چیز باشد، از نحوه مدیریت جریان نقدی شرکت‌ها گرفته تا نحوه استخدام، روش‌های ارائه حقوق و مزایای رقابتی به پرسنل کلیدی، و روش‌هایی که آنها زنجیره تامین خود را مدیریت می‌کنند.

ابزارهای معیار به جای اینکه توسط یک برند خاص هدایت شوند، همه در مورد دسترسی است. صرف نظر از صنعتی که برای آن مشورت می کنید، باید به پایگاه های داده ای دسترسی داشته باشید که بینش هایی را در مورد نحوه مدیریت شرکت های رقبا ارائه می دهد تا بتوانید به مشتری خود کمک کنید تا ببیند جایی برای پیشرفت دارد.

ابزارهای مدیریت جدول زمانی پروژه

‌گزینه‌های محبوب مانند Trello  و داشبورد مدیریتی این امکان را فراهم می‌کنند که عناصر پروژه‌ها را با هشدارهای استراتژیک به صورت مجازی به سایر اعضای تیم منتقل کنید تا به هر پروژه کمک کند تا سریع و کارآمد پیش برود.

این ابزارهای مدیریت پروژه همچنین نحوه اجرای پروژه را در مقایسه با جدول زمانی پیش‌بینی‌شده پیگیری می‌کنند، و داده‌های ارزشمندی را برای مشاوران کسب‌وکار به ارمغان می‌آورند تا در هنگام ورود به یک رابطه مشتری جدید و می‌خواهند زمان‌بندی پروژه‌های آینده را تخمین بزنند.

بهینه سازی روش مدیریت انتخاب روش مدیریت پروژه مناسب برای شما یک تصمیم دشوار است. این تعهدی است که نه تنها برای شما، بلکه بر کارکنان ، مشتریان و کسب و کار کلی تأثیر می گذارد. بر اساس یک مطالعه اخیر، 97٪ از کسب و کارها معتقدند که مدیریت پروژه برای عملکرد تجاری و موفقیت سازمانی آنها بسیار مهم است.

کدام مسیر را انتخاب می کنید؟ کدام روش برتر است؟ قبل از شروع، مهم است که اولویت های مدیریت پروژه آژانس خود را تشخیص دهید و گزینه های خود را بسنجید.

چه بخواهید یک گردش 180 درجه کامل انجام دهید و به یک روش مدیریت پروژه متفاوت بروید، چند روش مدیریت پروژه را ترکیب کنید (در مورد روش، مدیریت پروژه تطبیقی ​​بیشتر صحبت خواهیم کرد)، یا سبک فعلی خود را بهینه کنید . روش‌ها و ابزارهای خاص مثل داشبورد مدیریتی است که می‌توانید برای بهینه‌سازی روش مدیریت پروژه انتخابی خود استفاده کنید.

بینش به دست آورید تا به شما کمک کند تعیین کنید کدام بهینه سازی روش مدیریت محبوب برای شما و کسب و کار خدماتی شما بهترین کار را دارد. نکات مهم Agile، Lean، Kanban و Waterfall را بیاموزید. ما همچنین سبک مدیریت پروژه تطبیقی ​​خود Accelo را که ترکیبی از بهترین بخش‌های Agile و Waterfall است، لمس خواهیم کرد.

مراحل مدل Waterfall

• الزامات
• تجزیه و تحلیل
• طراحی سیستم
• پیاده سازی
• یکپارچه سازی و تست
• استقرار سیستم
• تعمیر و نگهداری

مشاوره مدیریت چیست ؟

مشاوره مقوله ای گسترده است که طیف وسیعی از صنایع و تخصص ها را در بر می گیرد. در این مقاله، ما بر روی بزرگترین بخش مشاوره تمرکز خواهیم کرد.

مشاوره مدیریت که به آن مشاوره تجاری نیز می گویند ، 50 تا 55 درصد از کل بازار مشاوره را شامل می شود.

تعریف مشاوره مدیریت

شرکت های مشاوره مشکلات پیچیده ای را برای کسب و کارها در زمینه های تخصصی مربوطه خود حل می کنند. صاحبان و رهبران کسب و کار اغلب زمانی که منابع داخلی یا پهنای باند برای جمع آوری داده های کافی و انجام آنالیز مورد نیاز برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک هوشمند را ندارند، به مشاوران مراجعه می کنند. یکی از پیشنهاد هایی که مشاوران برای کسب و کارهای بزرگ ارائه میدهند طراحی و راه اندازی سیستم داشبورد مدیریتی است .

آنها همچنین می‌توانند زمانی که با چالش‌های پیچیده یا غیرمنتظره‌ای مواجه می‌شوند، مشاوری را استخدام کنند و مشاوره عینی می‌خواهند.

مشاوره مدیریت، به ویژه بر کمک به مشتریان در تصمیم گیری های عملیاتی مهم که رشد سازمانی را تسهیل می کند، متمرکز است.

شرکت های مشاوره چه خدماتی ارائه میدهند؟

شرکت های مشاوره مدیریت به کسب و کارها در هر نوع و اندازه کمک می کنند.

تیمی از مشاوران مدیریت ممکن است تجزیه و تحلیل سود را برای یک شرکت فناوری متوسط ​​​​تأسیس ارائه دهند، رقبای خود را برای یک شرکت سهام خصوصی جدید تحقیق کنند یا به یک تجارت املاک و مستغلات کمک کنند تا استخدام مبتنی بر داده را با پیش‌بینی‌های بازار مرتبط انجام دهند.

خدمات خاصی که یک شرکت مشاوره ارائه می دهد بسته به نوع مشتریانی که ارائه می دهد متفاوت است، اما می تواند در حوزه های کلی زیر قرار گیرد:

• سازماندهی مجدد مدل کسب و کار
• پذیرش فناوری دیجیتال
• استراتژی عملیاتی
• دارایی، مالیه، سرمایه گذاری
• آموزش و توسعه حرفه ای
• استراتژی منابع انسانی
• فروش و بازاریابی
• مدیریت فرآیند کسب و کار
• شبکه IT
• تحقیق و توسعه

مشاوران مدیریت با مشتریان جدید روابط برقرار می کنند تا نیازهای آنها را درک کنند، سپس با تیمی از مشاوران و تحلیلگران تجاری دیگر برای جمع آوری داده های مرتبط و پیگیری پروژه(های) مشتری کار می کنند. در نهایت، آنها یک تجزیه و تحلیل رسمی و پیشنهاداتی را به مشتری و ذینفعان ارائه می کنند.

محصولات قابل تحویل یک شرکت معمولاً شامل اسلایدها، صفحات گسترده و مدل های ریاضی است که یافته های آنها را جمع آوری می کند. برخی از تخصص‌ها، مانند مشاوره فناوری، ممکن است به کار عملی بیشتری نیاز داشته باشند و بنابراین، به نتایج ملموس‌تری نیاز دارند.

الگوهای داشبورد مدیریتی فروش ردیابی عملکرد تیم های فروش و نمایندگان را آسان می کند و همچنین می تواند بینشی در مورد تیم فروش فعلی ارائه دهد. با ترکیب اطلاعات عملیاتی و استراتژیک، این داشبوردها می توانند اهداف دوگانه کمک در برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدت را برآورده کنند. این داشبوردها همچنین با جمع‌آوری اطلاعات کلیدی در یک مکان با دسترسی آسان، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را تسهیل می‌کنند.

داشبوردهای فروش همچنین مکان مناسبی برای نمایش اهداف فروش برای نمایندگان فردی و کل سازمان هستند. داشبوردها همچنین بینشی از پیشرفت افراد و تیم در جهت اهداف ماهانه، فصلی و سالانه مربوطه را ارائه می دهند.

سازمان ها باید درک خوبی از خط فروش فعلی خود داشته باشند تا بتوانند فروش خود را بهینه کنند. تجسم میزان فروش یک سازمان راه بسیار خوبی برای فروش است تا به سرعت آنچه  را که  در بخش آنها اتفاق می افتد پیگیری کند. به عنوان مثال، بسیاری از بخش‌های فروشش خود را از طریق اکسل دنبال می‌کنند، که  وقتی یک  سازمان صدها مشتری بالقوه دارد، می‌تواند دلهره‌آور باشد. با این حال، با استفاده از داشبورد مدیریتی، یک سازمان می‌تواند داده‌های اکسل خود را با هم همگام‌سازی کند  و  سپس نمودارهای قابل فهمی ایجاد کند که زمینه بهتری از ساعت  وقوع  در فروش آنها را فراهم کند.

برای یک سازمان بسیار مهم است که معیارهای کلیدی عملکرد فروش را به روز نگه دارد تا بتواند فروش  بیشتری را افزایش دهد.  اگر سازمانی از به‌روزرسانی معیارها عقب بماند، مجبور می‌شود با داده‌های نادرست تصمیمات استراتژیک بگیرد که  اغلب  منجر به  کاهش فروش می‌شود. به عنوان مثال،  اگر سازمانی سعی کند  بر اساس داده های دو ماه قبل به تعداد نماینده فروش   تلفنی  برای ماه آینده پیش بینی کند ، در معرض خطر کمبود یا بیش از حد کارکنان در ماه قرار می گیرد. با به روز رسانی مداوم معیارهای کلیدی و قابل مشاهده بودن آن اطلاعات، بخش های فروش بهتر می توانند  تصمیمات مبتنی بر داده ها را اتخاذ کنند. گنجاندن داده‌های کمی و کیفی در این معیارها می‌تواند به بخش‌ها کمک کند تا زمینه بیشتری در معیارهای عملکرد خود داشته باشند.

نقشه استراتژی چیست؟ یک نقشه استراتژی به شما کمک می کند تا اولویت ها و اهداف سازمان خود را به ترتیب مناسب انجام دهید. این یک ابزار فوق‌العاده مؤثر و مفید برای به کارگیری در طول فرآیندهای برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرا است. در این مقاله، تعریفی از نقشه استراتژی ارائه می دهیم، نحوه ساختن نقشه را بررسی می کنیم و توضیح می دهیم که چرا استراتژی شما بسیار مهم است.

نقشه استراتژی چیست (و آیا به آن نیاز دارید)؟

نقشه استراتژی نمایشی بصری از کارهایی است که سازمان شما باید در چهار حوزه (که «چشم انداز» نیز نامیده می شود) به خوبی انجام دهد تا بتواند استراتژی خود را با موفقیت اجرا کند. نقشه در طول فرآیند برنامه ریزی استراتژیک ایجاد می شود و به عنوان یک ماده مرجع اولیه در جلسات بررسی و بازبینی استراتژی دوره ای استفاده می شود.

چهار حوزه نشان داده شده در نقشه استراتژی به عنوان بخشی از چارچوب امتیازی متوازن آنها برای برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک توسعه داده شد. آنها عبارتند از:

• دارایی، مالیه، سرمایه گذاری
• مشتری
• فرآیندهای داخلی
• مردم / یادگیری و رشد

نقشه استراتژی چیست؟ دو دیدگاه بالا را می‌توان به‌عنوان «آنچه به دست می‌آوریم » توصیف کرد، در حالی که دو دیدگاه پایین بیشتر درباره «آنچه در حال انجامش هستیم » است. راه دیگری برای توضیح این موضوع این است که دو دیدگاه پایین، اهداف و فعالیت های پیشرو و دیدگاه های برتر، اهداف و شاخص های عقب مانده هستند. در حالی که یک نقشه را می توان از بالا به پایین یا از پایین به بالا خواند، «داستان» استراتژی معمولاً زمانی که از پایین به بالا خوانده می شود بهتر جریان می یابد زیرا آنچه انجام می دهید مستقیماً بر آنچه به دست می آورید تأثیر می گذارد.

در طول فرآیند برنامه ریزی، ساختار چهار دیدگاه شما را وادار می کند تا در مورد آنچه که می خواهید انجام دهید و چگونه به آن خواهید رسید فکر کنید. نقشه‌های استراتژی به شما کمک می‌کنند تا اهداف کلیدی را شناسایی کرده و شکاف‌های موجود در استراتژی خود را قبل از اینکه هر چیزی را تعیین کنید و شروع به اجرا کنید، کشف کنید. این نقشه‌ها همچنین به نشان دادن چگونگی ایجاد ارزش استراتژیک از منابع ناملموس شرکت – از جمله دانش کارکنان و روابط با مشتری کمک می‌کنند.

در دراز مدت، می توانید از نقشه های استراتژی برای آزمایش روش های دستیابی به اهداف خود نیز استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر فکر می‌کنید یک فرآیند مدیریت مشتری خاص یا آموزش داخلی ارزش بیشتری ایجاد می‌کند و درآمد اضافی ایجاد می‌کند، می‌توانید تاکتیکی را برای آزمایش تئوری اجرا کنید. یک سال بعد در طول بررسی استراتژیک سالانه خود، می توانید اجرا و پیشرفت به سمت هدف را ارزیابی کنید و در صورت نیاز استراتژی خود را تنظیم کنید. به طور خلاصه، نقشه استراتژی به شما کمک می کند تا پیشرفت را پیگیری کنید و از همسویی در مراحل اجرا اطمینان حاصل کنید.

شاید مهم‌تر از همه، نقشه‌های استراتژی به کارکنان این درک را می‌دهند که چگونه مشاغلشان به اهداف استراتژیک و سطح بالا کمک می‌کند. وقتی تیم‌ها بدانند که تلاش‌هایشان به اهداف کلی سازمان کمک می‌کند، یک محرک بزرگ بهره‌وری و تقویت روحیه است

داشبورد عملکرد چیست و چگونه به عملکرد مناسب یک سازمان کمک میکند؟

داشبوردهای عملکرد ، دیدی جامع از عملکرد در یک یا چند بخش از یک سازمان ارائه می دهند. این داشبوردها ابزاری فوق العاده برای برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی هستند.

برخی از داشبوردهای عملکرد ، دید سطح بالایی از عملکرد در سراسر بخش ها را به مدیران ارائه می دهند تا سلامت کلی سازمان به عنوان یک کل مشخص شود. این داشبوردها شناسایی بخش های عقب مانده و همچنین گروه های پیشرو را آسان می کند.

نمودارهای عقربه ای اغلب برای داشبوردهای عملکرد این بخش‌ها مناسب است زیرا سنج‌ها وضعیت قرمز، زرد و سبز را در بخش‌ها تجسم می‌دهند. بهترین داشبوردهای عملکرد تقسیمی، مانند شکل زیر، به راحتی می‌توان در یک بخش برای جزئیات بیشتر در مورد اینکه دقیقاً چه چیزی به وضعیت قرمز، زرد یا سبز یک بخش کمک می‌کند.

نمودارهای عقربه ای می توانند راهی عالی برای مشاهده عملکرد هر بخش در هر نقطه از زمان باشند. این نمودارها وضعیت کلی هر بخش را با رنگ های قرمز، زرد و سبز نشان می دهد. به عنوان مثال، قسمت بخش منابع انسانی را در 96٪ در این دوره، در وضعیت سبز نشان می دهد. همچنین می‌توانیم ببینیم که منابع انسانی نزدیک به انتهای بالای وضعیت سبز است، علاوه بر این که وضعیت‌های قرمز و زرد را برای زمینه دارند. نمودارهای اندازه گیری در داشبوردهای عملکرد بخشی مفید هستند زیرا کاربران می توانند به سرعت عملکرد نسبی هر بخش را درک کنند، حتی اگر بخش ها دارای روش های ارزیابی متفاوتی باشند.

سایر داشبوردهای بینشی در مورد عملکرد یک بخش خاص در سراسر صفحه ارائه می دهند. این داشبوردها وضعیت تمام فعالیت‌های بخش را نشان می‌دهند و شناسایی مناطق مورد توجه و موفقیت‌ها را برای کاربران همان بخش آسان می‌سازند. داشبوردهایی که شامل نمودارهایی هستند که عملکرد را در فعالیت‌های مختلف در طول زمان نشان می‌دهند، گزینه‌ای عالی برای این داشبوردهای واحد هستند، زیرا شناسایی روندها را برای مدیران آسان می‌کنند و زمینه مربوطه را در بررسی مراحل بعدی لحاظ می‌کنند.

عناصر کلیدی برای داشبوردهای عملکرد

• نمودارهای استاندارد شده برای مقایسه آسان بین بخش ها یا درون بخش ها
• توانایی بررسی جزئیات بیشتر در مورد یک هدف، معیار یا ابتکار خاص
• به روز رسانی وضعیت پروژه های در حال انجام و ارائه مراحل بعدی

قالب داشبورد اجرایی نشان می‌دهد که چگونه می‌توان اطلاعات کلیدی را برای تصمیم‌گیری آسان توسط مدیران خلاصه کرد.یک قالب داشبورد اجرایی اطلاعات استراتژیک را در سطح بالا برای مدیران پرمشغله خلاصه می کند. این داشبوردهای اجرایی به مدیران این امکان را می دهند که به سرعت درک کنند که چه چیزی خوب پیش می رود و چه مسائلی باید مورد توجه قرار گیرد. کلیدهای یک داشبورد موفق، وضوح و مختصر بودن است. داشبوردهای اجرایی باید به دنبال نمایش تمام اطلاعات مهم بدون درج جزئیات اضافی باشند که باعث تصمیم گیری نمی شود.

الگوی داشبورد اجرایی به عنوان یک تصویر فوری سه ماهه از پیشرفت سازمان در جهت دستیابی به استراتژی شرکتی خود عمل می کند. هر هدف استراتژیک با یک نشانگر وضعیت نشان داده می شود که نشان می دهد آیا در مسیر است، نیاز به نظارت دقیق یا نیاز به اقدام فوری دارد.

شاخص های وضعیت قرمز، زرد و سبز برای این اهداف به ارزیابی سلامت سازمان در یک نگاه اجازه می دهد و اطلاعات نمایش داده شده در مورد وضعیت شاخص های مرتبط، زمینه بیشتری را برای وضعیت کلی هر هدف استراتژیک ارائه می دهد. در نهایت، بخش‌هایی برای تجزیه و تحلیل و برنامه اقدام، زمینه بیشتری را برای وضعیت هدف ارائه می‌دهد و به مدیران اجازه می‌دهد تا از مراحل بعدی برنامه‌ریزی شده مطلع شوند.

عناصر کلیدی برای قالب های داشبورد اجرایی

• تجسم سطح بالا از سلامت کلی سازمان در میان اهداف، اقدامات و ابتکارات
• زمینه های کیفی برای جمع بندی و تحلیل اجرایی
• اشاره به اقدامات بعدی که باید برداشته شود

مدیران اجرایی می توانند برای جزئیات بیشتر در مورد هر یک از آیتم های تحقیق کنند. با کلیک بر روی یک آیتم ، مدیران می توانند جزئیات مهم را مشاهده کنند و وضعیت هر یک را برای پیگیری بهتر درک کنند. صاحبان موارد می توانند اطلاعات خود را در فیلدهای سفارشی به روز کنند. این به سایر کاربران امکان می دهد به راحتی از وضعیت موارد مطلع شوند و جریان اطلاعات را در بخش ها و سطوح سازمانی ارتقاء دهد.

ویژگی های کلیدی داشبورد مدیریتی کدام است ؟داشبوردهای داده به طور فزاینده ای در بخش اجتماعی برای نظارت بر عملکرد پروژه ها، برنامه ها، تیم ها و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند. وقتی داشبوردها به طور مناسب طراحی و اجرا شوند، امکان ردیابی مؤثر عملکرد را به شیوه ای جذاب فراهم می کنند و از مداخلات به موقع پشتیبانی می کنند.

ویژگی های کلیدی داشبورد مدیریتی

ویژگی های کلیدی داشبوردهای داده عبارتند از:

• همه تجسم ها روی یک صفحه نمایش قرار می گیرند
• مهمترین شاخص هایی که باید در طول زمان نظارت شوند را نمایش می دهد
• به روز رسانی منظم داده ها (ایده آل به صورت خودکار)
• به راحتی قابل درک است؛ می تواند توسط هر کسی با دسترسی قابل درک و استفاده باشد
• اغلب شامل فیلتر کردن و توابع “تحریک کردن” است که به کاربران امکان می دهد داده های مورد علاقه خود را مشاهده کنند (مثلاً فیلتر کردن بر اساس مکان، سن یا جنسیت). سپس تجسم‌ها به‌روزرسانی می‌شوند تا فقط داده‌هایی را نشان دهند که با ویژگی‌های انتخاب شده مطابقت دارند.

وقتی داشبوردها به خوبی طراحی شوند، امکان تبدیل مخازن داده ها به اطلاعات مصرفی را فراهم می کنند. تجسم‌ها شناسایی روندها و الگوها را تسهیل می‌کنند و در حالت ایده‌آل، اطلاعات ارائه‌شده در داشبورد برای هدایت تصمیم‌گیری و اقدام استفاده می‌شود.  

داشبورد ممکن است برای اهداف مختلفی طراحی شود، از جمله به عنوان ابزار ارتباطی برای تعامل با مخاطبان مختلف (داخلی و/یا خارجی برای یک سازمان) یا به عنوان یک ابزار مدیریتی برای نظارت و ارزیابی منظم پیشرفت یک پروژه، برنامه، تیم یا سازمان. . معمولاً داشبوردها برای پشتیبانی از یادگیری و بهبود در نظر گرفته شده اند . با ارائه به روز رسانی منظم در مورد پیشرفت، اطلاعات را می توان به طور منظم بررسی کرد و برای اطلاع رسانی هر گونه تغییر ضروری در طراحی یا اجرا استفاده کرد.

انتقاد رایج از داشبوردها این است که فضای کافی برای توضیح روایی یا بازتاب فراهم نمی کنند که ممکن است برای درک داده های ارائه شده حیاتی باشد. یک استراتژی برای کاهش این مشکل ایجاد یک داشبورد ، یک صفحه نمایش واحد از معیارهای تجسمی، و یک گزارش داشبورد ، یک سند چند صفحه ای با یک یا دو معیار تجسمی در هر صفحه همراه با یک روایت توضیحی است.

سوالات مهم برنامه ریزی استراتژیک در ساده‌سازی استراتژی و فرآیندهای گزارش‌دهی، مشخص شده به ما کمک میکند.بسیاری از سازمان‌ها با سؤالات برنامه‌ریزی استراتژیک مشابهی دست و پنجه نرم می‌کنند. از آنجایی که همه این سؤالات مهم هستند – و پاسخ‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی خود را بهتر درک کنند – تصمیم گرفتیم در این مقاله موارد مهم را به اشتراک بگذاریم.

سوالهای مهم برنامه ریزی استراتژیک

1. برنامه استراتژیک ما چه چارچوب زمانی را باید پوشش دهد؟

برنامه استراتژیک شما باید به همان اندازه که راحت به آینده نگاه می کنید نگاه کند. اما به خاطر داشته باشید، باید مطمئن باشید که محیط شرکت شما در طول مدت زمانی که انتخاب می‌کنید، پایدار خواهد بود. در دهه 1980، شرکت‌های خودروسازی ژاپنی 40 سال آینده را دنبال می‌کردند – اما این احتمالاً برای سازمان شما واقع بینانه نیست. اکثر شرکت ها با یک افق برنامه ریزی استراتژیک سه تا پنج ساله احساس راحتی می کنند تا زمانی که برنامه خود را به طور منظم بررسی کنند.

2. چه کسی باید بخشی از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک باشد؟

برنامه ریز استراتژیک معمولاً رهبر این فرآیند است. آنها همچنین به کمک یک تیم متقابل که شامل اعضای هیئت مدیره یا رهبری، همراه با نمایندگانی از امور مالی، منابع انسانی، عملیات، فروش و سایر وظایف حیاتی است، نیاز دارند.

با این اوصاف، توصیه می کنیم فرآیند برنامه ریزی را فقط به مدیریت ارشد محدود نکنید . اگر می خواهید این طرح عملی شود، باید همه را تا حدی درگیر کند. بنابراین در حالی که تیم رهبری ممکن است بیشتر در تصمیم گیری های نهایی دخالت داشته باشد، این تصمیمات باید بر اساس اطلاعات جمع آوری شده از مدیران و تیم های آنها باشد. نظر آنها در مورد آینده کسب و کار چیست؟ آنها فکر می کنند شرکت شما چه کاری را به خوبی انجام می دهد و کجا نیاز به بهبود دارد؟ مردم روی چه پروژه‌هایی کار می‌کنند و آن‌ها چگونه به تصویر بزرگ کمک می‌کنند؟ گنجاندن این نوع بازخورد در گفتگوهای خود بهترین راه برای جلب رضایت در مورد برنامه استراتژیک است.

3. چند وقت یکبار باید پیشرفت در برنامه استراتژیک خود را بررسی کنیم؟

تعداد دفعات بررسی طرح بسته به هدف بررسی متفاوت است:

• ماهانه ، برای بررسی پیشرفت در موضوعات یا اهداف کلیدی.
• فصلنامه ، برای بررسی پیشرفت کل برنامه استراتژیک خود.
• سالانه ، برای اطمینان از اینکه برنامه استراتژیک شما هنوز معتبر است (به سوال شماره 3 مراجعه کنید).

توصیه می‌کنیم این جلسات را در ابتدای سال راه‌اندازی کنید تا مطمئن شوید که به این دوره های منظم دست می‌یابید. در همان زمان، شرکت کنندگان مناسب را برای هر یک تعیین کنید و دعوت نامه ارسال کنید. جلسات ماهانه ممکن است شامل یک مدیر از هر بخش باشد. جلسات فصلی به مجموعه کوچکتری از رهبران نیاز دارد. و عقب نشینی های استراتژیک سالانه معمولاً برای بالاترین سطوح رهبری در نظر گرفته می شود. ثبت زودهنگام این جلسات در تقویم نه تنها زمان را محفوظ می دارد، بلکه انتظار آمادگی را نیز ایجاد می کند.

4. چه زمانی باید برنامه استراتژیک خود را تغییر دهیم یا به روز کنیم؟

یکی دیگر از سوالات مهم برنامه ریزی استراتژیک زمان تغییر یا بروز کردن برنامه استراتژیک است.همانطور که در سوال شماره 2 ذکر شد، بررسی سالانه برنامه استراتژیک به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که عناصر کلیدی در برنامه شما هنوز معتبر هستند. برای مثال، اگر تغییر قابل توجهی در بازار رخ داده است، ممکن است لازم باشد اهداف و مقاصد سطح بالای خود را دوباره ارزیابی کنید. یا ممکن است لازم باشد پروژه‌های جدید اضافه کنید، نحوه ردیابی KPI را تغییر دهید یا به‌روزرسانی کنید، یا اهداف KPI خود را تغییر دهید. به روز رسانی های دوره ای استراتژی به شما این امکان را می دهد که عناصر برنامه خود را که معتبر هستند حفظ کنید و بخش هایی را که معتبر نیستند تنظیم کنید.

5. آیا به دفتر برنامه ریزی استراتژیک نیاز داریم؟

لازم نیست. همه سازمان‌ها – حتی سازمان‌هایی که فقط دو کارمند دارند – باید برای استراتژی وقت بگذارند. اگر شرکت شما نتواند برنامه ریزی استراتژیک را اولویت بندی کند، ممکن است در مواقع عدم اطمینان محیطی یا در یک بازار تجاری پرتلاطم عقب بماند. بنابراین در حالی که ممکن است سازمان شما به اندازه کافی بزرگ نباشد که یک دفتر یا بخش برنامه ریزی استراتژیک کامل داشته باشد، باید اطمینان حاصل کنید که حداقل یک نفر در شرکت شما زمانی را در تقویم خود اختصاص داده است که به برنامه استراتژیک شما اختصاص داده شده است.

6. آیا باید از کارت امتیازی متوازن استفاده کنیم؟

خیر. همانطور که گفته شد، کارت امتیازی متوازن ثابت کرده است که روشی قدرتمند و قدیمی برای برنامه ریزی و اجرای استراتژی است. صرف نظر از اینکه به روش نورتون-کاپلان پایبند هستید یا از یک تنوع استفاده می کنید، درک اصول اساسی BSC – داشتن اهداف واضح، پیوند دادن پروژه های خود به آن اهداف، و تنظیم شاخص های پیشرو و عقب مانده – می تواند به استراتژی شما کمک زیادی کند. و برای اینکه هر مدل برنامه ریزی استراتژیک کار کند، باید اهداف درست و راه درست اندازه گیری و دستیابی به آنها را داشته باشید.

این مقاله در دو بخش تنظیم شده است برای مشاهده قسمت دوم به صفحه وبلاگ مراجعه نمایید .

انواع داشبورد پروژه هستند که برای ردیابی عملکرد و برنامه‌ریزی مراحل مختلف مفید می باشند .

داشبورد وضعیت پروژه

داشبورد وضعیت پروژه، نشانگرهای وضعیت مختلف (قرمز-زرد-سبز) را با پروژه‌های مختلف فهرست شده در زیر نشان می‌دهد، و یک نمودار خلاصه از تعداد پروژه‌ها در هر یک از دسته‌های وضعیت موجود است. می‌توانید روی هر پروژه کلیک کنید تا جزئیات مربوط به وضعیت آن، از جمله جدول زمانی نمودار گانت، درصد تکمیل و تجزیه و تحلیل کیفی را ببینید .

داشبورد مدیریت پروژه

انواع داشبورد پروژه شامل داشبورد مدیریت پروژه به‌عنوان یک مرکز مرکزی برای مدیران پروژه عمل می‌کند تا پیشرفت فعلی ابتکارات یک سازمان را ارزیابی کند و مشخص کند که کدام پروژه‌ها به فشار اضافی نیاز دارند، که نیاز به برنامه‌های افزودنی دارند و کدامیک به آرامی در حال اجرا هستند. نمودار گانت جدول زمانی و وضعیت هر پروژه و نقطه عطف را با اطلاعات خلاصه در مورد پروژه های مختلف در زیر نشان می دهد. کاربران می توانند برای اطلاعات دقیق تر روی هر پروژه جداگانه کلیک کنند.

نمودارهای گانت مانند شکل زیر مفید هستند تا مدیران پروژه بتوانند ببینند کدام فعالیت ها در افق هستند. آنها همچنین نشان می‌دهند که چگونه فعالیت‌های مختلف با یکدیگر مرتبط هستند و چگونه تکمیل یا تأخیر یک نقطه عطف ممکن است بر یکدیگر تأثیر بگذارد.

داشبورد مدیریت برنامه

داشبورد مدیریت برنامه به عنوان یک مرکز اطلاعات در مورد یک برنامه و تمام پروژه های آن عمل می کند. (یک برنامه یک تلاش طولانی مدت است که از طریق پروژه های متعدد انجام می شود.) مدیریت برنامه نیز برای اجرای استراتژی مهم است و می تواند درست در کنار مدیریت پروژه مدیریت شود.

داشبوردهای مدیریت برنامه بسته به برنامه، سازمان و مدیر برنامه متفاوت است. شامل هدف برنامه، نمای کلی وضعیت سلامت و پیشرفت کلی برنامه و نمودار گانت است که جدول زمانی پروژه های مختلف موجود در برنامه را نشان می دهد. داشتن این اطلاعات به آسانی در دسترس به رهبران پروژه و مدیران برنامه این امکان را می‌دهد تا سلامت برنامه را ارزیابی کنند، عملکرد پروژه‌های فردی را تعیین کنند و در مورد مراحل بعدی تصمیم بگیرند.

تهیه گزارش استراتژی کسب و کار و آموزش آن را قصد داریم در این مقاله بیان کنیم .ابتدا باید موارد زیر را انجام دهید.

• داده های دقیقی را شناسایی و جمع آوری کرد که نشان دهنده پیشرفت در جهت اهداف سازمان شما است.
• داده ها را برای درک آسان تر ترکیب کرد.
• داده ها را برای درک بهتر عملکرد ، از جمله آنچه در ماه گذشته رخ داده و چرایی آن، تجزیه و تحلیل کرد .

گزارش های استراتژی کسب و کار: هدف و محتوا

برای تهیه گزارش استراتژی کسب و کار باید بدانید که هیچ گزارش استراتژی «یک اندازه متناسب با همه» وجود ندارد – تولید گزارش دقیق مستلزم شناخت مخاطبانتان است. شما احتمالاً حجم زیادی از داده های دارید، اما همه به آن نیاز ندارید یا نمی خواهند همه آنها را ببینند. و نه همه لزوماً مجموعه داده های یکسانی را مشاهده نمی کنند. تیم مدیریت، تیم اجرایی و هیئت مدیره شما همگی به دنبال سطوح مختلف داده خواهند بود. برای مثال، تیم اجرایی می‌خواهد ببیند چه پیشرفتی در جهت اهداف سازمان و هر زمینه‌ای که پیشرفت در آن‌ها از مسیر خارج شده است، حاصل شده است، و یک دفتر مدیریت پروژه ممکن است فقط بخواهد وضعیت پروژه و جزئیات اجرای نقاط عطف کلیدی را بررسی کند.

در اینجا اجزای یک نمونه گزارش استراتژیک آمده است:

1. مروری بر استراتژی

این به تیم بازبینی شما اهداف یا اهداف کلی را یادآوری می کند و به قرار دادن اطلاعات در زمینه کمک می کند.

2. اقدامات

در مرحله بعد، داده‌های مربوط به اقداماتی را نشان دهید که از آن اهداف پشتیبانی می‌کنند. یک نمودار – یا شبکه‌ها، نمادهای رنگی، نقشه‌های حرارتی، داشبورد و غیره – که آخرین داده‌های عملکرد را نشان می‌دهد، همراه با هدفی که به خوانندگان کمک می‌کند تا پیشرفت به سوی آن هدف را تجسم کنند، اضافه کنید. اگر بتوانید نقاط داده و تلاش ها را به اهداف مرتبط کنید، خیلی بهتر است.

3. توضیحات

شامل برخی از تحلیل های کیفی ارائه شده توسط شخصی که به داده ها نزدیک است. چرا در خطر از دست دادن یک هدف هستید؟ آیا این به دلیل چیزی فراتر از کنترل شما بود یا در درون آن؟ داده های کیفی به خوانندگان کمک می کند تا تعیین کنند که آیا برای رسیدن به هدف به کمک بیشتری نیاز است یا خیر.

4. توصیه ها

نزدیک‌ترین فرد به داده‌ها («مالک اندازه‌گیری») باید توصیه‌هایی درباره اقدامات بعدی ارائه دهد. این می تواند ادامه دادن به همان مسیر، ایجاد یک نوع تعدیل، آوردن منابع اضافی یا آماده شدن برای از دست دادن هدف باشد.

5. پروژه ها

بسته به مخاطبان، ممکن است بخواهید اطلاعاتی را در مورد آنچه که برای دستیابی به اهداف روی آن کار می کنید درج کنید – اینها پروژه های شما هستند (که به عنوان ابتکارات نیز شناخته می شوند). اطلاعات سطح بالا در مورد جدول زمانی، درصد تکمیل، هزینه ها و نقاط عطف ارائه دهید.

6. آیتم های اقدام

در طول جلسه بررسی استراتژی، شما باید هر تصمیم یا اقدامی را در نظر بگیرید. وظایف به‌دست‌آمده باید تحویل‌پذیرهای واضحی داشته باشند که بیانگر آنچه باید انجام شود و تاریخ سررسید زمانی که مالک باید آیتم اقدام را تکمیل کند، باشد. برای گزارش‌های مدیریتی آینده، با این فهرست از موارد اقدام جلسه قبلی شروع می‌کنید.

4 نکته برای ایجاد گزارش های استراتژی کسب و کار درجه یک

برای اطمینان از اینکه گزارش های شما همچنان موثر هستند، ماه به ماه:

آن را ساده نگه دارید. فقط مهم‌ترین داده‌هایی را که به مخاطبان شما مرتبط است، بگنجانید، اما مطمئن شوید که گزارش‌های شما به خوانندگان اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز به توضیح بیشتر، به داده‌های پشتیبانی بپردازند.

زمینه را فراهم کنید. داده‌های کمی عالی هستند، اما شامل داده‌های کیفی نیز می‌شوند – داستان‌هایی که زمینه‌ای را در مورد اینکه چرا داده‌ها همان چیزی هستند ارائه می‌دهند.

زیباش کن نام تجاری و قالب بندی جذاب کمک زیادی به حرفه ای جلوه دادن گزارش شما می کند، به خصوص اگر آن را به هیئت مدیره یا تیم اجرایی تحویل دهید. (به ما اعتماد کنید – آنها متوجه خواهند شد.)

تا آنجا که ممکن است فرآیند را خودکار کنید. نرم افزار گزارش به طور خودکار گزارش ها را تولید می کند و حتی آنها را قبل از جلسات برنامه ریزی شده شما توزیع می کند، بنابراین شرکت کنندگان می توانند با آنچه در مورد بحث قرار می گیرد آشنا شوند.

روشهای ایجاد داشبورد مدیریتی کدامند و بهترین روش ایجاد یک داشبورد مدیریتی چیست ؟

صرف نظر از اینکه چه اطلاعاتی را می خواهید در داشبورد پروژه خود بگنجانید، در اینجا چند نکته وجود دارد که به مفیدتر شدن آن تا حد امکان کمک می کند:

1. قابلیت اسکن و سهولت ناوبری کلیدی داشته باشد . به خاطر داشته باشید که این داشبورد احتمالاً توسط افراد در تمام سطوح سازمان شما مشاهده خواهد شد، بنابراین مطمئن شوید که برای افرادی که ممکن است به اندازه افرادی که از نزدیک در پروژه‌ها مشارکت دارند، بینش زیادی در مورد پروژه‌ها نداشته باشند، قابل درک باشد.
2. از تصاویر بصری استفاده کنید بصری اطلاعات پیچیده را قابل درک تر می کند. نمودارهای دایره ای با خوانایی آسان، نمودارهای گانت و نمودارهای میله ای به راحتی قابل هضم هستند و اطلاعات و بینش را مؤثرتر از اطلاعات کیفی و لیست های طولانی داده ها منتقل می کنند.
3. مالکیت را به نقاط عطف و موارد اقدام اختصاص دهید. اقدامات لازم و همچنین افراد مسئول انجام آنها را به وضوح تعریف کنید. انجام این کار کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که وظایف انجام می شوند و شما به طور پیوسته به سمت هدف نهایی پیش می روید.
4. یکی از روشهای ایجاد داشبورد مدیریتی این است که سعی نکنید تک تک جزئیات پروژه را درج کنید. اطلاعات زیادی در ارتباط با پروژه های فردی وجود دارد، اما اگر سعی کنید تک تک جزئیات را ردیابی کنید، تمام هدف داشبورد – که به راحتی به جمع آوری بینش های مهم در پروژه ها می پردازد – پوچ می شود. مدیریت بیش از حد اطلاعات بسیار دشوار است و به هم ریختگی ایجاد می کند – مشکلاتی که داشبورد در وهله اول قرار بود آنها را حل کند.
5. اطلاعات داشبورد را به طور منظم به روز کنید و از آن استفاده کنید. برای ایجاد داشبوردی که پس از آن مورد توجه قرار نمی گیرد، به زحمت نیفتید. از آن به روشی که در نظر داشتید استفاده کنید—به عنوان ابزاری که به سازمان شما کمک می کند در مسیر اجرای استراتژی باقی بماند. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات پروژه به روز شده و به طور منظم گزارش می شود. وقتی تصویر دقیق و جامعی از اینکه چگونه پروژه‌هایتان با استراتژی شما همسو هستند – و عملکرد آن پروژه‌ها چگونه است – دارید، به احتمال زیاد به اهداف آینده سازمان خود دست خواهید یافت